"工程技术资料及档案管理制度"
本制度规定了项目部所有部门工程技术资料管理标准、管理内容、要求与方法、检查与考核。该制度适用于本工程从项目立项前准备阶段到项目竣工投产验收期间所有工程项目技术资料的收集、整理、移交等管理。
一、工程技术资料归档范围及要求
工程技术资料的归档范围包括与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件。这些文件应当收集齐全,整理立卷后归档。项目凡持有上述标准规定之范围中所列资料的,无论是由部门或者个人保管,均应按本制度要求进行整理,由档案工作人员验收后归档。
二、工程技术资料管理
工程技术资料管理包括接收、登记、填写卷盒封面、脊背、排架等步骤。技术档案室在接收资料时应仔细核对资料名称、份数、资料状况(正、副本、原件、复印件、完好、齐全、破损)。充分利用资料管理软件,分类登记,确保软件自动生成的档案号与分类表一致。
三、资料的分发及借阅
资料的分发及借阅应遵守相关规定。资料分发要填写“文件和资料发放登记表”,借阅要填写“资料借阅登记表”,签字备查。项目工程技术档案资料原则上仅供项目内部人员使用,外单位调阅档案要经项目领导批准,见有效证件才可接待。
四、收集
工程技术资料的收集范围包括从项目立项前准备阶段到项目竣工投产验收期间,办理完毕并能反应与生产、建设、技术等有关重要职能活动,对今后各项工作和延续本企业、本单位历史发展具有查考和凭证价值的科技文件材料(纸质及其它载体)均需进行收集。
五、档案的排架与保管
档案柜(架)依次从上到下,从左到右的原则进行编号,档案排架也依据从上到下,从左到右的方法。本室档案采用分类排架法,不同类别的档案分别排架,同一类别的档案按分类号及案卷顺序号依次排列。
六、报告与记录
报告项目以外的其他人员借阅档案时,应经主管部门领导同意后方可借阅。发现借阅人员损坏档案的现象时,应及时向主管部门领导汇报,并进行相应的处理。记录包括接收档案材料的交接记录、调、借、阅档案材料的登记记录、档案安全检查的记录等。
七、部门职责
综合部、档案室、工程部、计划合同部等部门都有着明确的职责。例如,综合部负责项目档案室的管理和工程技术档案管理制度的制定和实施。档案室负责工程技术资料的日常管理工作,包括图纸、设备资料、合同文件、信函传真文件、综合文档等的接收、发放、借阅及其登记、电脑录入及编码归档。工程部负责建立规范的工程技术资料室,设立专职工程技术管理人员,并督促参建各单位严格遵守项目工程技术档案管理办法。
本制度对工程技术资料及档案管理的各方面进行了规定和要求,对项目部所有部门的工程技术资料管理标准、管理内容、要求与方法、检查与考核提供了明确的指导。