《人员信息系统维护规定》文档详细规定了公司内部员工信息系统管理和维护的各项准则，旨在确保系统稳定运行，信息准确无误，并保障信息安全。以下是该规定的重点内容：
1. **岗位设置**：公司设立专职的信息管理员，隶属于行政部，由行政经理直接管理，负责整个员工信息系统的所有维护工作。
2. **信息管理员职责**：
- 及时录入和更新公司各部门员工（包括直营店销售人员）的信息，确保V-Star系统中的人力资源模块数据完整、准确、及时。
- 负责关键岗位和重要岗位人员变动的通知和备案，以进行岗位评估和资质认证培训。
- 保障公司内部计算机系统的日常维护，确保系统正常运行。
- 根据上海大众的要求，负责各系统的联络和维护。
- 设置密码保护信息系统的访问，执行保密工作，维护系统的严肃性。
- 防止恶意代码和病毒的引入，保证系统正常运行。
- 未经许可，不得擅自修改或删除员工信息，以保持信息完整性。
3. **信息维护流程和时间**：
- 系统管理员每周定期检查并更新员工信息，行政经理监督执行。
- 入职保护：不同岗位的入职信息需在规定时间内录入系统，等待分销中心确认后进行。
- 转岗保护：转至关键岗位或重要岗位，参照入职保护流程执行；转至其他岗位，需在十天内完成岗位培训并通过考核后，系统管理员更新信息。
- 离职保护：员工离职两周内完成系统中的信息调整。
4. **管理制度**：
- 所有新入职、转岗和离职的员工，其信息更新必须遵循既定的时间表和流程，以确保操作的标准化和效率。
这些规定不仅为公司的人力资源管理提供了有序的框架，而且强化了信息系统的安全性和可靠性，体现了公司对信息资产的重视。通过这样的规定，公司能够有效管理人力资源，及时响应人员变动，同时也防止了因不规范操作导致的数据错误或泄露风险。
