【VIP会议接待服务流程】
VIP会议接待服务是大型活动或高端商务场合中至关重要的一环，它涉及到多个部门的协作和精心准备，以确保为参会贵宾提供周到且专业的服务。以下详细介绍了VIP会议接待服务流程的主要环节：
1. **安全与消防**：
- 保安消防部在会议前需对大厦的消防设施进行全面检查，确保所有设备完好有效。
- 清理停车场，预留专用停车位，并设置警戒线，保证停车安全。
- 在楼宇顶部和护栏处插放彩旗，营造庆祝氛围。
- 悬挂会议横幅于雨棚前。
2. **前厅部**：
- 与会务组沟通确定会议具体事项，并及时发放《接待任务通知单》。
- 联系相关部门安装彩虹门、悬挂气球、铺设红地毯，增强庄重、喜庆的气氛。
- 安排女子军乐队参与欢迎仪式。
- 制定引领方案，每层楼设专职引领员2名，组织引领员进行现场演练。
- 制作楼层引领牌。
- 预备雨伞、安全帽、手套等应急物品。
- 总台接待人员与客房部协调确定会议使用的房间号。
- 提前派遣经验丰富的服务人员前往青岛，收集宾客信息，合理分配房间，并制作宾客明细表，包括单位、姓名、性别、职务、联系方式、房号等。
- 根据宾客抵达批次，制定接送计划，打印宾客乘车卡，便于有序接待。
3. **青岛联系人**：
- 与大厦保持紧密沟通，将宾客信息反馈给大厦，重新制作宾客明细表。
- 将宾客明细放入欢迎信封，方便宾客联系，同时分发给酒店各级领导、相关部门和人员，确保每个楼层都能了解宾客信息。
- 根据青岛联系人的反馈调整房间分配，由总台接待人员将钥匙装入欢迎信封，并按楼层分类存放，以便快速发放。
4. **会议准备**：
- 根据要求提前布置会议室，包括桌形、横幅、人名牌、水杯、暖瓶、湿巾等。
- 分发会议日程到各岗位，以便掌握服务时间。
5. **能源工程部**：
- 协同客房部检查每个房间的水电供应，网络、窗帘、布草、设备等。
- 加强配电室设备检查，增加值班人员，应对可能出现的意外停电情况。
- 检查大厦外部照明设备的完整性。
6. **客房部**：
- 提前清理房间，确保数量满足需求。
- 全面检查房间卫生及设备的完好性。
- 在房间内放置总经理签名的欢迎词，以及宾客床标、楼层服务卡，公布服务人员姓名和联系方式。
- 在VIP房间摆放鲜花。
- 按照会议要求提前配置水果、香烟等物品。
- 层级管理人员检查房间卫生和设备，确保符合标准。
7. **餐饮部**：
- 订餐员详细了解会议接待规格、标准、就餐方式、时间、人员等，并发送通知单。
- 厨师长成立厨房接待小组，人员名单报餐饮部审批备案。
- 确定会议菜单，考虑宾客口味和特色，经部门经理审批并与会务组确认。
- 按照设定菜单采购、加工储存食材，确保食品安全新鲜。
- 清理餐厅，美化环境，消毒餐具，提供舒适的用餐环境。
- 打印菜名放在自助餐炉旁，设置就餐指示牌，准备意见咨询卡。
8. **收银班**：
- 在青岛按客人选择的房间和入住期限收取预付款，开具收据，并告知客人持收据到大厦总台换取正式发票。
9. **总务部**：
- 确保大厦内外部卫生，无卫生死角，美化环境。
- 购买备用物品，联系水果供应商，保证水果新鲜口感。
服务提供期间：
- 门口和停车场的安保人员佩戴手套，按照规定动作指挥交通。
- 女子军乐队演奏欢迎曲目。
- 引领员手持楼层引导牌，协助嘉宾提行李并引领至相应楼层。
以上是VIP会议接待服务流程的详细说明，每个环节都体现了专业和细致的服务精神，旨在为与会贵宾提供一流体验。
