内部文件管理程序.pdf

内部文件管理程序 1 目的 进一步规范XXXXXX有限公司(以下简称公司)各类内部文件的程 序，确保文件管理规范化，使工作有章可循。 2 范围 本程序适用于公司所有内部文件的管理。 3 职责 3.1 档案室负责公司各类内部文件的登录、审核、印刷、发放、 存档等工作。并监督各部门做好文件管理工作，建立并实施高效的文 件管理自动化系统。 3.2 各部门负责职责范围内文件的制定、修订、发放、保管、存 档等工作。 4 程序 4.1 内部文件的范围及适用性 4.1.1 内部文件指只涉及公司内部运转的文件， 基本有部门间的 往来文件、程序文件、财务类报表和客户资料等。 4.1.2 本程序遵循《文件管理程序》有关规定，如与《文件管理 程序》不同处遵循本程序。 4.2 内部文件 4.2.1 部门内及部门间的往来文件 4.2.1.1 主要类型 部门内及部门间的往来文件主要有备忘录。 4.2.1.2 文件处理：备忘录形式文件传递时，无须填写《文件/ 运行记录收发单》，但仍需交文件管理员存档登记，其他参见《文件 管理程序》。 4.2.2 程序文件 4.2.2.1 程序文件的内容及基本格式 4.2.2.1.1 程序文件，一般包括以下内容： 4.2.2.1.1.1 制定目的、范围。 4.2.2.1.1.2 职责、程序、内容、 （要求，作用内容、监控等）。 4.2.2.1.1.3 涉及的相关文件。 4.2.2.1.1.4 文件执行过程中衍生的运行记录。 4.2.2.1.2 基本格式 4.2.2.1.2.1 公司程序文件上必须注明文件编号、 版本号和批准 人，无文件编号、版本号、批准人的文件，需特别注明。 4.2.2.1.2.2 程序文件的字体格式 版本、编号 仿宋体GB2312 小五号字 文件标题 黑体小三号字 正文 仿宋体GB2312 四号字 共 页 第 页 仿宋体GB2312 小五号字 纸张A4（210x297 ） 页面设计 页边距 上下2.5cm ;左3cm 右2cm 页眉1.5cm 行距: 固定值 设臵值: 20 磅 4.2.2.2 公司下发程序文件需在文件封面的受控栏(无封面在文 件右上角)盖上受控章，注明受控编号，受控编号由各部门的代号加 上部门内同一文件的拥有数量编制的流水号以及文件生效日期组成。 4.2.2.3 程序文件的编号 4.2.2.3.1 程序文件的编号由ISO 办公室统一编制。 4.2.2.3.2 程序文件的编号参见《运行记录管理》4.2 标识 4.2.2.3.3 文件版本号代码用英文字母表示，其中首次颁布时， 版本号为第A 版；第一次修改时，版本号为第B 版；依此类推，若修 改内容少（不涉及操作程序）时，可以不进行版本更替，而直接在文 件上修订并由修改人签章。 4.2.2.4 审批、下发流程 4.2.2.4.1 各部门在按规定格式制定文件后， 按下述文件类型来 签发： 4.2.2.4.2 若所制定的文件只在本部门内实行， 应由本部门负责 人签名批准。 4.2.2.4.3 跨部门文件，应由总经理或其授权人签名批准。 4.2.2.4.4 公司行政文件，应由行政部经理签名批准。 4.2.2.4.5 重新修改后的人事管理文件经总经办最后确认， 或协 调形成一致或明确的意见后，由行政部经理负责签名批准（质量管理 手册由总经理签名批准）。 4.2.2.4.6 档案室负责所有程序文件的下发； 4.2.2.4.7 程序文件经公司相关领导审批同意后， 由档案室加盖 受控章后发给相关部门文件管理员并填写好《发文签收表》，原件不 编号由档案室归档， 发放给客户或作为认证需要的第三方审查机构的 文件应标识"非受控"。 4.2.2.4.7"受控"文件发放后，部门文件管理员应签收并妥善 保管，文件下发至各岗位操作者时，文件管理员也应填写《发文签收 表》，由收到人签字。 4.2.2.4.8 当文件持有人因职务调动或离开公司而不具备持有 文件的资格时，文件保管责任人应将"受控"本返还文件管理员，由 文件管理员重新发放给接收人。如部门的文件管理员发生变动，应及 时通知档案室，以便与文件的下发与安全保管。 4.2.2.5 程序文件的管理 4.2.2.5.1 每年8 月随ISO 内审档案室发布一次 《程序文件一览 表》。 4.8.2.5.2 各部门必须明确文件管理责任人，建立《（）程序文 件一览表》，并严格控制文件的发放与回收，确保使用的文件均为有 效版本。 4.2.2.5.3 程序文件的使用期限最多不超过3 年， 到期的程序文 件由制定部门负责改版及收回。 4.2.2.6 程序文件的修订 4.2.2.6.1 因体制、政策、业务调整或使用超过期限等原因，必 须对相关的文件进行重新修订时，相关人员应填写《文件审批单》并 报部门经理批准，送交档案室审核后存档；若涉及到 【内部文件管理程序】 本文档主要阐述了XXXXXX有限公司内部文件管理的规范和流程，旨在确保公司的文件管理工作规范化，提高工作效率。文件管理涵盖公司所有内部文件，包括部门间往来文件、程序文件、财务报表和客户资料等。 1. **文件管理的目的**： 文件管理程序的目的是规范文件操作，确保公司运作有据可依，提供清晰的工作指引，同时通过高效文件自动化系统提升管理效率。 2. **管理范围**： 该程序适用于公司内部所有文件的整个生命周期，包括制定、修订、发放、保管、存档等环节。 3. **职责划分**： - 档案室负责文件的登录、审核、印刷、发放、存档及文件管理系统的监督实施。 - 各部门负责职责范围内的文件管理工作，包括文件的制定、修订、发放、保管和存档。 4. **文件范围及适用性**： - 内部文件主要分为部门间往来文件、程序文件等，遵循《文件管理程序》规定，特殊情况下以本程序为准。 5. **具体操作**： - **内部文件类型**：包括备忘录、程序文件等，其中备忘录传递时无需填写收发单，但需存档。 - **程序文件**：包含制定目的、范围、职责、程序等内容，有固定格式要求，如文件编号、版本号、批准人标注，以及特定的字体和排版标准。 - **文件编号**：由ISO办公室统一编制，版本号用英文字母表示，如A版、B版等，修改内容少时可直接修订并签章。 - **审批、下发流程**：根据文件性质，由部门负责人、总经理或行政部经理审批，档案室负责发放，并用受控章标记，发放给客户的文件标记为“非受控”。 - **文件管理**：每年8月更新程序文件一览表，各部门设文件管理责任人，文件使用期限不超过3年，到期需改版或收回。 - **文件修订**：因各种原因需修订文件时，填写审批单，由部门经理批准，档案室审核后存档。 通过上述流程，公司能够确保文件的正确使用，防止信息错乱，提高协同工作的效率，同时也便于对文件的追溯和控制，保障公司运营的合规性和稳定性。在实际操作中，各部门应严格遵守这些规定，确保文件的安全和有效性，促进公司整体管理水平的提升。