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档案管理系统- 神州数码档案管理系统解决方案 一、系统结构与应用结构 1 系统结构 系统采用Lotus Domino作为系统及数据库平台。 用户使用公司的Notes办公自动化平台作为客户端与管理端。 使用公司已有的办公自动化系统用户权限作为系统的权限控制。 2 应用结构 系统设置档案条目库、权限结构库、卷宗库、借阅管理库、档案目录库、系统配置、档案库等几种功能模块。 用户在档案条目库中创建档案条目。 通过已在档案目录库中定义好的档案目录，设定档案的分级目录。 通过卷宗库选择档案放置的卷宗，如果无卷宗，则需对卷宗库进行维护。 通过设定档案的权限，从档案权限库中得到此档案的阅读者权限。 完成档案条目信息填写后，根据系统配置中指定的目标档案库，将档案的附件存放在目标档案库中。 用户借阅通过借阅管理库，进行档案借阅审批。 档案管理系统-全文共15页，当前为第1页。3 档案管理系统功能 档案管理系统-全文共15页，当前为第1页。 大类 需求描述 目录管理 目录由公司档案管理员创建 目录修改必须在无相关文档时才可进行或批量更新相关档案后才可操作（后期做） 删除必须在无相关文档时才可进行 档案类型 档案管理系统是一种用于组织、存储和管理企业内部各类文档的软件解决方案。神州数码的档案管理系统采用Lotus Domino作为系统和数据库的基础平台，同时结合公司的Notes办公自动化系统作为客户端，利用现有办公自动化系统的用户权限体系进行权限控制，确保信息安全。 在系统结构上，档案管理系统包括多个功能模块，如档案条目库、权限结构库、卷宗库、借阅管理库、档案目录库、系统配置和档案库。用户在档案条目库中创建和编辑档案信息，通过预设的档案目录库定义档案的分类结构。卷宗库则用于选择或维护档案存放的位置，而权限结构库则确保只有被授权的人员可以访问特定的档案。档案归档时，附件会根据系统配置保存在目标档案库中。借阅管理库则处理档案的借阅审批流程。 档案管理系统的主要功能涵盖以下几个方面： 1. **目录管理**：由档案管理员创建和维护，目录修改和删除需在无相关文档时进行，确保目录与文档的一致性。 2. **档案类型管理**：档案类型由管理员创建，用于决定文档是否需要立卷。类型修改同样需在无相关文档时进行。 3. **档案录入与归档**：档案可由各级管理员录入，归档时需选择档案类型，关键字段的完整是审批的前提。归档后的内容不可更改，归档路径遵循三级目录+年度的方式。 4. **状态管理**：跟踪档案的创建、审批、归档、借出和销毁状态，确保对档案全生命周期的追踪。 5. **卷宗管理**：卷宗按照三级分类和年限规则创建，卷宗的修改和删除也需在无相关文档时进行。卷宗下文档完全销毁时，卷宗会被标记为销毁。 6. **权限管理**：管理员权限分为公司级、本部级和事业部级，各层级之间实现权限隔离，但公司级管理员可访问所有档案。权限结构可根据组织结构调整。 7. **档案移交**：支持跨档案室的档案移动，保持权限不变。 8. **查询管理**：提供高级搜索功能，查询结果根据用户权限展示。 9. **借阅管理**：支持跨事业部和本部的借阅，记录借阅状态。 10. **销毁功能**：实物档案可以销毁，电子档案通常不支持销毁。 11. **打印功能**：系统支持多种档案管理表格的打印。 12. **系统维护**：包括档案管理员、权限、卷宗和目录的维护，保证系统的稳定运行。 性能要求方面，条目和附件应分开存储，考虑未来平台扩展和数据库移植的可能。 权限结构库用于保存系统管理权限信息，包括公司档案管理员、本部和事业部档案管理员的角色和权限。权限创建、修改和删除的权限分别由公司档案管理员控制，确保权限管理的严谨性。 神州数码的档案管理系统是一个全面、安全且灵活的文档管理解决方案，它涵盖了从档案创建、分类、权限控制、借阅、归档到销毁的全过程，为企业提供了高效、规范的档案管理工作环境。