外来文件处理程序.pdf

该文档描述的是一个公司对外来文件，尤其是客户提供的文件进行管理和处理的程序。这个程序的主要目的是确保公司在接收到外部文件后能够有效地进行管控，保证各个部门能够及时获取到最新的、有效的客户文件，以便对客户、政府和权威机构的要求做出及时响应。 1. 文件定义： - 外来文件：包括外部的法律法规、安全规定、国际/国家标准、行业标准以及客户提供的产品或技术资料。 - 客户程序/规范/规格书：客户提供的与产品质量（包括环保要求）相关的文件，通常包含完整的客户文件名称、编号、版本等信息，如产品规格书、测试规范、禁用物质规范等。 2. 职责分工： - 业务部：负责获取和反馈客户品质文件，进行登录和管理。 - 技术开发部：负责获取和反馈客户品质文件，将其转化为公司内部技术文件，并进行登录和管制。 - 品质管理部门：负责获取和反馈客户品质文件，进行登录和管制，同时将客户文件转化为内部品质管理文件。 - 文控部门：负责保存、发行、回收和处置外来品质文件的纸质或电子版。 3. 工作流程： - 文件接收：接收文件时，如有回传签收表，按客户需求回传信息；如无回传表，主动通知客户文件接收情况。对于特定的品质文件或法规，系统管理员定期从指定网站下载并妥善保管登录信息。 - 文件登录/管理：接收文件后，检查文件的基本信息，如客户名称、文件名称、版本和接收日期。技术开发部可管理频繁变更的设计文件。化学品规范需要经过品管经理会签。所有客户文件被视为保密文件管理，如有额外保密要求，按客户规定执行。 - 文件转换：收到客户文件后，进行详细审查，如有疑问，向客户咨询，然后转化为内部控制文件。根据客户变更要求，提出工程变更通知（ECN）并按照规定执行。 - 文件发行：纸本资料由文控统一发行，外部机构或供应商使用需事先得到客户同意。 - 文件保存：根据客户或法律法规要求的保存期限保存文件，无特别要求时，参照公司文件保存年限执行。 - 文件回收/处置：回收工作遵循文件和记录控制程序，旧版文件根据客户规定处理，无规定时由文控集中销毁。 4. 主要参考文件： - 文件和记录控制程序 此程序确保了外来文件在整个公司内部的有效流转和管理，有助于公司遵守客户要求和行业标准，提高服务质量。