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企业怎样利用会计核算软件建立核算体系.doc
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模块
名称
企业如何利用会计核算软件建立自
己的核算体系
项目
名称
认识系统治理员
任务
名称
授课
形式
案例教学、模拟教学、演示教学
知识点
1、系统治理的功能
2、系统治理员的职能
3、人员的设置
4、权限的划分
能力点
1、熟悉系统治理员的功能
2、能熟练建账并进行用户治理及权限设置
任
务
引
入
新希望科技有限公司目前差不多配备了满足会计电算化工作的硬件设施并成功
安装了商品化会计软件,手工会计业务基础数据资料的整理工作与人员分工也已完
成。
该企业预备从 2008 年 1 月开始使用会计软件处理业务,那么,企业的会计电算
化工作如何样开始,在哪个模块中开始?谁来完成这项工作?如何在会计电算化环
境下按照已完成的分工为财务人员赋权?
授
课
内
容
任
务
分
析
实施会计电算化,首先应该在会计软件系统中建立单位的核算体系,手工中的
一套核算体系,在软件中称为账套;还应对各种具体会计业务处理人员的岗位在会
计电算化环境下进行设置,表现为增加操作员和为操作员设置权限等。这些工作应
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在系统治理模块进行,由系统治理员来完成。
相
关
知
识
讲
解
一、 系统治理的功能
会计软件是由多个子系统组成的,各个子系统之间相互联系、数据共享、完整
实现对财务工作的治理。因此要求这些子系统具备如下特点:
1、具有公共的基础信息;
2、拥有相同的账套和年度账;
3、操作员和操作权限集中治理;
4、财务、业务数据共用一个数据库。
为此,通用会计软件通常都会设立一个独立的模块,即系统治理模块。通过这
一模块来对会计软件所属的各子系统进行统一的操作治理,为各个子系统提供统一
的运行环境,以实现一体化的治理应用模式。
具体而言,系统治理模块具有以下功能
1、对操作员及其权限统一治理,建立统一的安全机制;
2、对账套统一治理,包括建立、修改、引入和输出;
3、对账套中年度账统一治理,包括建立、清除、引入、输出和结转上年数据。
二、系统治理员及其职能
为了对系统进行总体操纵和数据维护,系统设立系统治理员岗位,该岗位处在
对整个软件系统进行治理的级不上。系统治理员行使对整个软件的治理权,即治理
着软件系统中建立的所有账套及操作员,具体包括在系统中建立新的核算单位账套
及账套数据的治理维护、设置操作人员及为操作员分配权限。
系统治理员与所安装的软件之间具有一一对应的关系。通用会计软件中一般都
预设了默认的系统治理员。如:《用友》软件中预设的 SYSTEM 或 Admin,《金蝶》软
件中设置的 Manager。
为了实现权限之间的相互牵制,一般系统治理员不进行具体会计业务操作。
(一) 角色及用户治理
通用软件中,角色及用户设置的权力通常由系统治理员操纵。
1、设置角色
角色是指在企业治理中拥有某一类职能的组织,那个角色组织能够是实际的部
门,能够是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。例如:实际工作中最常见的会
计和出纳两个角色(他们能够是一个部门的人员,也能够不是一个部门但工作职能一
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样)。我们在设置角色后,能够定义角色的权限,假如用户归属此角色,其相应具有
角色的所有权限。
2、设置用户
只有设置了具体的用户之后,才能进行相关的操作。
增加一名新的用户需要录入以下内容:
(1)编号。用来标示所设置的不同用户的编号,必须输入且唯一。
(2)姓名。是操作员登陆各系统时的用户名。
(3)所在部门。
(4)密码。是操作员进行系统登录时的口令。
应该注意的是,用户和角色设置不分先后顺序。但若要自动传递权限,应该首
先设定角色,然后分配权限,最后进行用户的设置。如此在设置用户的时候,假如
选择其归属那一个角色,则用户将自动具有该角色的权限。若修改了用户的所属角
色,则该用户对应的权限也跟着角色的改变而相应的改变。
一个角色能够拥有多个用户,一个用户也能够分属于多个不同的角色 。
(二)建立新账套
所谓账套是指在会计软件系统中为每一个独立核算的单位所建立的一套完整的
账务体系,其作用相当于手工操作条件下明确会计核算的主体。账套设置过程事实
上是输入单位的有关背景资料和环境资料的过程。
一个单位对应一个账套,假如单位内部还有独立核算的下级单位,或下设多个
独立核算的部门,则可给每个独立核算部门分不立账套,各账套之间可实现资源或
数据共享。
1、建立账套
建立账套是所有会计处理的前提,通常账套的建立系统治理员完成。
建立账套需要输入或设置的项目有:
(1)设置账套差不多信息。包括:账套编号、账套名称、账套数据存储路径、
账套启用会计期间等。
账套编号是一个账套在软件系统内部的识不代码。账套名称是指供用户识不的
账套名。账套数据路径指账套数据的存放位置。账套启用会计期间表示新建账套开
始使用的会计核算日期,账套被正式启用后,账套编号及账套启用期间就不能再被
修改。
(2)录入单位差不多数据。包括单位全称或简称、办公地址、邮政编码、银行
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账号、法人代表、通讯方式等。
(3)选择会计核算类型。核算类型是指用户单位所属的行业性质,以便系统按
照所指定行业的特点为该账套预置一套标准的会计科目。
(4)设置本位币。
(5)基础信息分类选择。是指确认对供应商、客户、存货、部门等要素是否分
类,如何分类的设置。
(6)确立代码设置规则。对科目、客户、部门等关键核算内容确定分类级次以
及确定各级编码的长度。需要确定设置规则的代码项目一般包括会计科目编码、存
货编码、部门编码、客户(或供应商)编码等。
(7)设置结算方式。要紧包括结算方式编码、结算方式名称以及是否进行支票
治理等项目。
(8)确定数据核算精度。对金额、存货数量等保留的小数位数进行定义。
(三)用户的权限设置
权限设置是按照会计内部操纵制度中不相容职务分工牵制的原理,对已设置好
的用户所进行的权力分配。
设置用户权限的工作能够分成以下两类:
1、设置账套主管
账套主管为系统的超级用户,只能由系统治理员进行设置。将一操作员设置为
某一账套的账套主管后,此操作员自动拥有该账套全部操作权限,故对账套主管来
讲,不存在明细权限设置的问题。
2、设置操作员权限
其他操作员权限可由系统治理员和账套主管进行设置分配,在权限分配时,应
特不注意授权、执行、审核、记录等不同性质工作的分工要求,把具有相互牵制作
用的操作权限授予不同的操作员。
在设置操作员权限之前,一般应先建立系统核算账套。
(四)账套数据的备份与恢复
1、备份(输出)账套数据
备份(输出)账套数据是指将所选的账套数据从当前软件系统中卸出,以便实
现账套数据的转移。定时的将企业数据备份出来存储到不同的介质上(如常见的软盘、
光盘、网络磁盘等等),对数据的安全性是特不重要的。假如企业由于不可预知的缘
故(如地震、火灾、计算机病毒、人为的误操作等等),需要对数据进行恢复,现在
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备份数据就能够将企业的损失降到最小。
2、恢复(引入)账套数据
是指将当前系统环境以外的某一账套数据复制到当前系统中,通常用来完成同
一软件环境里的一个账套数据在不同计算机之间的转移。
只有系统治理员才拥有备份和恢复账套数据的权力。
任
务
实
施
要开始新希望科技有限公司的会计电算化工作,首先应该登陆系统治理,以系
统治理员的身份完成账套的建立与用户的设置及权限分配。
一、首次登陆系统治理
步骤:
1、运行“开始/程序/用友财务软件/系统服务/系统治理”,或者双击桌面上的
【用友财务软件】快捷图标,然后依次双击【系统服务】和【系统治理】图标。
图 2-1-1
2、以系统治理员身份注册系统治理
(1) 执行“系统/注册”命令,打开“注册【系统治理】”对话框;
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