通用报销管理系统需求分析说明书主要目的是明确系统的设计与开发目标，为后续的设计和实施阶段提供指导。这份文档由纪凯拟制，并在2007年3月12日获得批准，其内容涵盖了系统的整体设计和具体功能规定。
1.1 编写目的
编写这份需求分析说明书的主要目标是确保开发团队和所有利益相关者对通用报销管理系统的功能和性能有清晰、一致的理解，从而能够有效地进行系统开发，避免因理解偏差导致的项目延误或质量问题。
1.2 背景
在企业日常运营中，报销流程是一项重要的财务管理工作。通用报销管理系统旨在简化这一过程，提高工作效率，减少人为错误，并提供准确的报销记录，以满足财务审计和合规性的要求。
2. 总体设计
2.1 需求规定
2.1.1 系统功能
系统功能应包括但不限于以下几个方面：
1) 报销申请：用户应能提交报销请求，包含详细的费用类型、金额、日期和相关证明材料。
2) 审核流程：系统应支持多级审批，自动流转报销单据，提醒审批人进行审批。
3) 财务处理：自动计算报销总额，根据预设规则进行费用分类，生成财务凭证。
4) 报销查询：员工和管理人员应能查询个人或部门的报销历史。
5) 统计分析：提供各类报销数据的统计报表，如按类别、部门、时间等维度的分析。
2.1.2 系统性能
系统性能要求如下：
1) 精度：系统必须保证财务数据的精确无误，避免计算错误或信息丢失。
2) 时间特性要求：系统应具备高响应速度，确保用户操作的流畅性，同时能处理大量并发请求。
3) 灵活性：系统应适应不同企业的报销规则，允许自定义审批流程和费用类别。
4) 可靠性：系统需有良好的稳定性，确保在正常运行时间内的服务不间断，同时有备份和恢复机制防止数据丢失。
2.1.3 输入输出要求
系统应能接收各种格式的输入，如电子发票图像、PDF附件等，并能输出格式规范的报销单据和财务报告。
2.1.4 故障处理要求
系统应具备故障检测和自我恢复能力，当出现问题时能及时通知管理员，并记录故障日志供排查。
2.1.5 其他专门要求
系统可能还需要考虑与其他企业系统（如ERP、HRM）的集成，以实现数据共享和流程自动化。
综上，通用报销管理系统需求分析说明书详尽地列出了系统的需求，包括功能、性能、输入输出、故障处理和集成等方面，这将作为系统设计和开发的基础，确保最终产品的质量和适用性。在实际开发过程中，应根据业务需求的变化和用户的反馈进行适时调整，以保持系统的适应性和有效性。
