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办公自动化培训教材.doc
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第一章 办公自动化差不多概念
办公自动化(Office Automation,简称 OA)是 70 年代首先
在工业发达国家兴起的一门技术科学。它是适应信息化社会的
需要,基于软科学的理论和计算机技术、通信技术的普遍应用
而进展起来的。
第一节 办公活动的形成
办公,是处理集体事务的一类活动,是信息处理的重要组
成部分。在人类历史上,办公行为的出现,比人类有意识(而不
是本能)地进行信息活动晚得多。早在蒙昧时代,人类差不多明
白得采纳某些符号记录信息,作为对自然现象的总结和生活经
验的积存。然而,如此的处理,仅囿于“私”(个人或家庭)的
范围。而办公活动,是以“公”,也确实是为“集体”办事作为
基础的。这种活动,开始于原始社会的早期。例如,人们在分
配猎获物时,便需要办公了。这确实是讲,在人类蒙昧时代的
中级时期,即人类从树上活动为主转移到地面的、以打猎为主
的生活,有简单的工具,有相对稳定活动地点的时候,就出现
办公活动的萌芽。而形成一套正规的办公行为,则能够追溯到
国家出现之前的氏族社会。恩格斯在《家庭、私有制和国家的
起源》一书中引用摩尔根的材料时指出,易洛魁人的氏族有下
面的习俗:选举或撤换酋长;公家出面处理死者的财产;相互
爱护安全;进行氏族议事会,解决氏族间的纠纷;进行宗教仪
式;组成成年男女享有平等表决权的民主集会等等。而希腊人
的氏族间的事务活动,比这更为完备。这些活动,看来都属于
办公的范畴。依照我国历史记载,距今七千年前的半坡氏族和
可姆渡氏族社会中,土地、房屋、牲畜等,归氏族公有,氏族
成员共同劳动、共同消费。在处理这些问题时,也需要有“办
公”活动。
在国家形成之后,办公活动更空前增多。不管是战争依旧
和平常期;不管是军事、政治、外交、文化依旧内务,都充满
了办公活动。如此,经历了专门长的一个历史时期,尽管办公
的内容和手段都在不断变化,但办公行为却逐渐形成一套比较
确定的形式。不同的国家,不同社会制度,甚至不同的部门或
行业,办公的体制、适应、程式都不尽相同,但我们仍然能够
总结出若干共同点,从几个方面对办公活动加以阐明。
第二节 现代社会办公活动的描述
社会中各种活动单位,其活动内容都能够用不同的流程来
描述。例如,一个工厂,有三个要紧环节:生产、动力、治理;
对应三个流程:物质流、能量流、信息流。一个商店,有四个
环节:购、销、调、存;对应两个流程:物质流和信息流。一
个机关或治理部门,有两个环节:事务处理和决策,对应一个
流程:信息流。因此,这只是大致的讲法,具体到某个单位,
还能够作更具体和更细致的分析。
从总的来看,办公的核心是实现治理,大到国家(包括国际
事务),小到基层单位,差不多上如此。而实现治理是通过处理
信息来进行的,确实是对应信息那个流程。我们能够比较一下,
工人的工作对象是产品,农民工作的对象是农作物,大夫工作
的对象是病人,这些对象差不多上具体的;而办公人员呢?他
们的工作对象不是具体的物质,而是反映人类社会活动的信息,
他们从事各类与治理有关的信息处理,属于脑力劳动者。他们
当然不同于工作在生产第一线的体力劳动者,确实是与从事科
学研究的脑力劳动者也有专门大区不,形成一类独特的专业活
动。那末,用什么来反映办公的行为呢?就办公活动的内容来
讲,能够分为:
书面信息的接收与处理:包括公文阅读、文件批示、资料
存档、打算制订、回答查询等。
书面信息的生成与处理:包括草拟文件、编制图表、批阅
公文、整理资料、记录、拍照等。
书面信息的传递和治理:包括电报、电传、文件资料的收
发、保存、复制和检索。
口头信息的生成和处理:包括开会、汇报、命令、谈话、
指示、报告、讨论等。
口头信息的传递和治理:包括电话、录音及广播等。
办公资料的运用:包括时刻安排、设施调度与打算执行、
检查等。
若从行为的性质来看,在“办公”那个大前提下,办公行
为可分为两大类型,即信息的事务性处理和信息的研究性处理。
信息的事务性处理:即对信息进行例行程式的办理,规律
性比较明显。例如,公文的阅读和传递、报表填写、统计累计、
资料整理、日常接待、回答查询、完成一般的交办任务等。这
类活动一般由中下级办公人员执行。
信息的研究性处理:即运用人的思维活动对信息进行分析(也
确实是一种专门的加工),并作出指导行动的决择。一般表示为
决策过程:研究、分析、比较、推断、决心、反馈、修正等行
为。其结果是使信息大大增值。这类活动一般由职位较高的中
上层领导人进行。
办公行为按表示方式来划分:
信息的采集与编辑:包括听取汇报、阅读报告、记录;书
写起草公文,文字处理,计算,考虑,讨论;决策等。
信息传递:依靠工具与载体进行信息的分配与发送,包括
声音、文字、图像等,属于间接传递。而人与人的直接对话,
如会议、面谈等,属于直接传递。
信息整理与存档:分类、总成、存储、复印、归档等。
检索:依照提供的线索,从已保存的信息档案中(包括人在
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m0_72661392
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