行政部文秘岗位职责.docx

【行政部文秘岗位职责】 行政部文秘是公司行政管理中的重要角色，主要负责提供高效、专业的秘书服务，确保公司的日常运作顺畅。以下是对行政部文秘的主要职责的详细说明： 1. 来客来访接待：行政部文秘需以热情礼貌的态度接待来访客人，了解他们的需求并提供相应的服务，如提供不同口味的饮料和餐饮。同时，根据具体情况对访客进行合理分流，以减轻公司领导的压力。 2. 电话接听与处理：文秘需熟练使用专业术语接听电话，迅速处理来电，对未及时接听到的电话进行详细记录，并在适当时间转达给领导。对于需要跟进的事项，文秘需进行全程跟踪和落实。 3. 文书写作：文秘应掌握文书写作的基本技巧，高效完成各种文件和信函的起草工作，确保文档质量。 4. 文件资料管理：对收到的文件按紧急程度分类，确保重要和紧急文件能快速得到领导的批阅。处理完毕的文件应及时归档，手书指令需妥善传递并存档，同时在文件流转过程中确保信息保密。 5. 督查催办：根据领导的书面指示和口头交办，文秘需按时进行督促和催办，确保各项工作按计划进行。 6. 会议管理：协助组织大型会议和活动，负责会议的组织、协调以及会议期间的突发情况处理，记录会议纪要。 7. 外部关系维护：帮助领导维护与外部客户的良好关系，适时代表领导发送贺函，参与领导的重要社交活动和公益活动的联络协调。 8. 领导个人事务：负责领导的个人档案管理，包括大事记的收集、整理和归档，以及公务费用的报销和月度统计。 9. 办公室维护：保持领导办公室的清洁、有序和安全，确保办公设施的正常运行，保护办公室内的文件资料安全。 【行政部安全岗位职责】 1. 安全法规贯彻：协助领导执行上级关于安全生产的指示，及时转发相关文件，并收集、汇总安全法规，确保文件管理有序。 2. 员工安全教育：协助安全管理部进行新员工的厂级安全教育及考核，以及外来人员的安全教育。 3. 健康检查：组织员工进行职业健康检查，特别是特殊作业人员，确保体检合格后上岗。 4. 人事管理工作：负责员工的人事变更，包括新工人的录用和调配。 5. 车辆安全管理：确保车辆的安全行驶，做好车辆维护保养。 6. 安全防火与饮食卫生：监管食堂和库房的安全防火及饮食卫生，防止火灾和食物中毒。 7. 危险品与交通管理：负责危急化学品、厂内交通和消防管理工作，制定相关制度并监督执行。 8. 应急处理：参与员工伤病救护，制定应急措施，参与事故调查处理。 【行政部环保岗位职责】 1. 环保政策宣传：宣传并贯彻执行环保政策和企业环保规章制度。 2. 食堂与公寓管理：确保食堂和公寓的安全防火和饮食卫生，预防火灾和食物中毒。 3. 基建工程环保：在合同中明确环保条款，对外来施工人员进行环保交底，监督施工过程中的环保行为。 4. 环保事故处理：参与基建工程、食堂、公寓等环保事故的调查处理。 以上职责说明了行政部文秘、安全和环保岗位的关键任务，旨在确保公司的行政管理、安全和环保工作的有效执行。这些岗位在维护公司正常运行、保障员工安全以及环境保护等方面起着至关重要的作用。