在当今信息化社会中,档案工作的重要性日益凸显。随着科技的发展,档案的形式、管理方式以及利用需求都在发生深刻变革,这要求高校档案工作必须与时俱进,以更加主动的姿态和以人为本的理念来适应这些变化。
首先,我们要理解档案信息化建设的背景。信息已经成为现代社会的核心资源,与物质和能源并列,是衡量一个国家和地区的经济、文化、科技乃至综合国力的关键因素。党的十六大报告中强调了信息化对于我国现代化进程的重要性,提出了“以信息化带动工业化”的战略。在这样的大背景下,档案工作的信息化不仅是必要的,而且是紧迫的。
面对信息社会带来的挑战,高校档案工作需要应对以下几点变化:
1. 文件载体的变化:电子文件的广泛应用使得档案资源的主体转变为电子形式,如公务电子文件、论文著作电子文件和信息数据库。电子文件的即时性和检索便利性使其成为宝贵的资源,需要及时归档和管理,避免信息的丢失。
2. 信息需求的变化:档案利用者的需求呈现多元化、系统化、针对性强和及时性的特点。档案部门需要构建数字档案库,开发档案信息数据库,以满足用户对新颖、时效性信息的需求。
3. 生存条件的变化:在竞争激烈的市场环境中,档案部门的角色转变为信息供应部门,其生存取决于能否快速获取和处理信息。因此,档案信息化建设是提升竞争力的关键。
4. 档案管理手段的变化:信息技术的进步推动了档案管理的数字化。档案数字化技术,如扫描仪、OCR(光学字符识别)等,使得纸质档案可以转化为电子档案,便于存储和检索。同时,网络化服务的发展要求档案部门提供在线访问和远程服务。
在档案信息化建设的具体任务中,主要包括以下几个方面:
1. 馆藏档案数字化:将传统纸质档案通过扫描等技术转化为数字格式,便于长期保存和高效利用。
2. 电子文件归档与管理:建立电子文件的归档制度,确保电子文件的安全性和完整性。
3. 档案数据库建设:创建各种类型的档案数据库,如人物数据库、科研项目数据库等,方便用户按需查询。
4. 档案信息资源开发与利用:对档案信息进行深度开发,形成研究报告、专题汇编等,提高信息的利用率。
5. 数字档案馆建设:构建一体化的数字档案馆平台,提供一站式档案信息服务。
6. 档案信息管理系统和信息发布系统建设:开发先进的管理系统,实现档案的高效管理和便捷发布。
总之,高校档案工作在信息化时代面临着诸多挑战,但同时也迎来了前所未有的发展机遇。主动参与、以人为本,通过档案信息化建设,不仅可以提升档案工作的服务质量,也能更好地服务于高校的教学、科研和社会发展。