档案信息化建设是当今社会发展的必然要求,随着信息社会的深入,档案工作必须适应这一变革,以信息化、现代化为导向。档案信息化建设的紧迫性和重要性主要体现在以下几个方面:
首先,档案管理现代化、信息化是科技进步的必然产物。随着计算机技术的普及和应用,档案管理已不再局限于传统的纸质方式,而是转向数字化、网络化的管理模式。尽管一些行业如邮电、银行已经在这方面取得了一定的成果,但档案管理部门在利用计算机技术方面还有待加强。如果不及时跟进,不仅会限制自身档案管理水平的提升,还可能在指导和监督工作中出现知识空白,甚至可能导致专业队伍从“内行”变为“外行”。
其次,档案管理现代化能极大地扩展服务领域。通过信息化手段,档案信息可以更快速、广泛地被利用和开发,提高社会效益。例如,银行系统的档案管理网络化使得信息在各部门间流通便捷,领导可以迅速获取所需资料,提升了工作效率。未来的档案系统若能实现类似微机网络,将极大地促进档案资料的利用和服务范围的拓宽。
再者,现代化管理能够显著增加信息存储量。借助缩微技术、扫描技术和光盘技术,档案信息的存储密度大大提高,降低了存储空间的需求。以数字化形式存储的档案不仅占用空间小,还能够同时记录多种类型的信息,如文字、图形、声音等,增强了信息的综合性和可操作性。
为了加快档案现代化、信息化的建设,我们需要采取以下措施:
1. 加强领导层的认识和投入,将档案信息化建设纳入重要议程,提供必要的资金和技术支持。
2. 统筹规划,制定全国统一的档案信息化标准,确保数据的兼容性和安全性。
3. 建设档案信息化基础设施,包括电子文件归档系统、电子档案管理系统和数字档案馆,同时考虑档案的安全备份和长期保存问题。
4. 提升档案工作人员的信息化技能,通过培训和教育,使其掌握现代化管理工具和技术。
5. 依托电子政务工程,建立档案目录信息中心,服务于各级党政机关,提高档案信息的共享效率。
6. 建立和完善档案信息化标准体系、安全保障体系,确保档案信息的完整性和安全性。
7. 探索公众网上查询档案信息服务的模式,提高档案服务的公众可及性。
总的来说,档案信息化建设是推动档案工作适应信息社会的关键,它不仅关乎档案管理本身的现代化,更关乎档案信息资源的充分利用和社会效益的提升。因此,我们必须高度重视并积极推进这一进程,以实现档案工作的长远发展。