外贸开发信是外贸行业用于开发新客户、维护现有客户关系以及拓展业务的重要工具。撰写一封专业且有说服力的外贸开发信需要遵循一系列基本原则，并掌握写作技巧。以下内容将详细介绍外贸开发信的写作原则和样信结构，以便为外贸业务人员提供实际的参考。
一、函电书写基本原则
1、礼貌（Courtesy）
在撰写外贸开发信时，语言应保持礼貌且谦虚，这不仅体现了专业度，也是对客户的尊重。礼貌体现在信件的开头即明确表示感谢，如“我们已收到并深表感谢您5月20日的来信，并在此欣然为您发送我们的最新产品目录。”此外，及时回复也是礼貌的一部分，显示出对外贸业务的重视。
2、体谅（Consideration）
开发信应从对方的立场考虑，而不是单纯从自身出发。例如，在提供折扣信息时，使用“当您现金支付时，您将获得2%的折扣”比“我们允许现金支付时享受2%折扣”更贴心，更能体现对外商的考虑。
3、完整（Completeness）
一封商业信函应包含所有必要的信息，如促销活动的具体条款、产品目录的页码等。避免发送含糊不清的信息，确保收信人能够完全理解信件内容。
4、清晰（Clarity）
在表达上应避免含糊不清。如“我们提供从香港到旧金山的每月两班直航服务。”这句话就有歧义，可能会让人误解为两次每月或每月两次，因此需要明确指出是“我们提供每月两班直航服务”，或者“我们每月提供一次半直航服务”，或者“我们提供一班直航服务”。此外，词语位置和句子结构也需注意，以确保语意明确无歧义。
5、简洁（Conciseness）
应避免冗长的表达，直接传达信息，去除不必要的废话。例如，对于提供的文件和物品，直接表述为“随函附上两份副本”比“随函附上请查收两份副本”要简洁明了。
6、具体（Concreteness）
信息应具体明确，以便收件人能够清楚理解所提供的商品或服务的具体内容。
7、正确（Correctness）
语法、拼写和标点符号的正确使用是商务信函写作的基础，这能提升写信人的专业形象，并确保信息的准确传达。
二、样信
样信是外贸业务中用于示范的模板信件。提供感谢信的样信可以帮助业务人员掌握撰写外贸开发信的基本结构。在感谢信中，首先要明确感谢的对象，然后对收到的信息或产品表示感激。例如，“尊敬的先生/小姐，谢谢您六月四日的来信及附上的贵商会组织和工作的详细情况。”
在样信的结尾，通常会使用敬语，并确认双方未来合作的意向，比如“此致”，“Yours faithfully”表示诚意。
外贸开发信的撰写不仅是沟通的手段，更是展示公司形象的窗口。编写时应当注重细节，遵循以上原则，旨在准确、专业、有说服力地与客户沟通，实现业务拓展。同时，业务人员应该不断学习和实践，提高信函写作的水平。对于外贸行业的新入行者来说，通过参与外贸野狼战队等交流群组，可以与同行互动，学习更多外贸业务知识，提高自身竞争力。
