【某公司营运办公室作业程序文件】是一份详细规定了公司营运办公室各项作业流程的文档,旨在规范公司的日常运营,提高工作效率和质量。该文件由肖茂松撰写于1999年12月,经过相关部门负责人及管理者代表的审批,自2000年2月28日起正式生效。
文件的主要内容涵盖了以下几个方面:
1. **目的**:明确文件旨在规定鑫讯科技股份有限公司营运办公室的工作流程,确保办公室工作的有序进行,提升工作品质。
2. **适用范围**:本程序适用于公司的营运办公室,对其中的工作管理进行指导。
3. **权责**:明确了总经理、营运办公室、文员、总务和行政助理等角色的职责。总经理负责审核和监督办公室工作,而各部门则负责各自的专业领域,如文员处理日常行政事务,总务负责财产管理和保安,行政助理负责公共关系等。
4. **名词定义**:对关键术语进行了界定,如营运管理、设备管理、总务管理、日常事务管理以及公司员工的定义。
5. **相关文件**:列举了与其他业务流程相关的文件,如质量手册、文档管理作业程序等,这些文件共同构成了公司运营的完整体系。
6. **作业内容**:
- **营运管理**:要求办公室监控营运系统的运行,确保计划的执行,以达成组织目标。
- **设备管理**:
- **采购、验收、安装与维护**:设备需求由员工提出,经过审批后由总务人员购买,验收由使用人进行,设备变更需经过申请和审核,安装过程需严格按照规定操作,保持设备配置清单的更新。
- **软件管理**:虽然未详述,但暗示了软件的获取、安装和使用也需要遵循一定的流程。
- **设备维修与保管**:设备的维修和保管由总务负责,旧设备的处理需记录在册。
- **设备异动**:设备变动需通过申请,由总务人员处理。
- **采购管理**:包括预算内和预算外物品的采购流程。
- **差勤管理**:涵盖员工外出、请假、出差和调休的申请和管理。
- **影印管理**:对内部、外部影印,扫描,光盘刻录等进行了规定。
- **电话管理**:包括拨打电话和接听电话的标准操作。
- **公事、信函、报刊管理**:涉及接收、处理和存储相关资料。
- **访客接待**:制定了接待访客的流程,包括访总经理和员工的安排。
- **安全管理**:包含办公室值班、财产安全和钥匙、员工卡的管理。
- **办公环境管理**:关注办公室环境的维护和整洁。
7. **输出文件/记录**:指出文件产生的输出和记录,如各种审批表单和工作日志等。
8. **附录**:可能包含额外的信息、表格或者参考资料。
这份文件作为公司运营的基础,确保了所有操作的标准化和规范化,有助于提升公司的整体管理水平和效率。通过遵循这些规定,可以减少误解,预防错误,保证工作的顺利进行,同时也有利于公司的合规性和长期发展。