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会议管理系统解决案
一、系统背景
威尔会议管理系统广泛用于企业、政府事业单位、校园等部会议的管理中。
“预约”解决的是“空间”资源的管理问题,即通过科学有序的安排完成会议室
空间资源的占用。“签到”解决的是“时间”资源的管理问题,创建会议的同时,
主要管理参会人员是否准时参会、退会,通过数据分析形成出勤相关的数据统计。
在企业中,会议管理分为粗放型管理、人工型管理、智能型管理以下三个情
形:
粗放型管理:这类管理式对会议室和参与人员的使用不做格的限制,可以随
意在某个会议室召开会议,会议的召集和会议资源(投影设备、网络设备、茶水
服务、清洁服务)由召集人用传统的/QQ 等人工通知的式通知、传达。这种式
使得会议的协调性比较差,如果需要辅助工作配合,在安排这些工作的上传下达
所浪费的时间很多,影响会议安排,不利于办公效率的提高。
人工型管理:这类管理式采用由专门的部门或人对会议室的进行安排,所
有会议的召集、相关的会议资源也有此人进行协调。这种式虽然只有一个人或一
个部门统一管理,但对整个工作流程来说,有依可寻,从而提高了会议室的管理
效率,缺点是对于工作的“痕迹”管理来说,还停留在人工记录或简单的电子表
格记录。
智能型管理:智能触屏设备、移动端应用、后台管理软件联合通用,管理人
员在后台软件上将系统规则和会议相关资料等定义完备,每位员工均可根据实际
需求通过手机端或者后台进行会议的预约,当成功预约会议且通过审批时,参会
人员会得到一条短信/或手机移动应用的提醒,通知每一位参会人员会议的起始
z
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