展览业务的操作流程是一个系统性的项目管理过程,涵盖了从接洽客户到展会结束后的跟进服务等多个环节。以下是这个流程的详细解析:
1. **项目接洽阶段**
- **获取参展客户信息**:这一阶段主要是通过各种渠道收集潜在参展商的信息,如上届展览会的会刊、展会专设网页、行业资讯媒体以及正在服务客户的参展商手册等。了解客户的基本信息,包括展位需求、过往参展经历和预算。
- **上门拜访客户**:面对面的交流能深入了解客户需求,如展示主题、色调、洽谈区设置和媒介设备等。同时,了解客户对原有合作的满意度,以便提供更贴切的服务。
- **取得客户参展相关资料**:这包括展馆平面图、展商手册、公司介绍、标准标志、字体、颜色等,以便设计师准确设计。同时,获取预算信息对投标比稿至关重要。
2. **设计阶段**
- **向设计师转达客户要求**:将从客户那里获取的设计需求整理成设计明细表,传递给设计团队,并保持与客户的实时沟通。
- **设计初稿与反馈**:设计师根据要求出具设计初稿,并附带设计说明和工程报价。根据客户反馈进行调整,直至客户满意并确认最终设计图。
3. **签约阶段**
- **确定工程价格**:与客户就工程总价格达成一致。
- **签订合同**:明确双方的权利、义务,包括配合要求和可能出现的额外费用。
4. **制作阶段**
- **根据工作单制作**:根据客户确认的设计图和工程预算,各部门开始准备制作工作。
- **客户参观制作**:邀请客户参观制作过程,确保满足客户需求。
- **完成手续**:处理与主办、主场、展馆等相关各方的手续。
5. **现场施工阶段**
- **展位搭建**:按照设计图在现场进行展位搭建,处理可能出现的追加或变更项目。
- **客户验收**:在搭建完成后,客户进行验收,确保展位符合预期。
6. **展会期间及撤场阶段**
- **现场服务**:提供应急服务和增值服务,协助客户展品进出,确保展会期间的顺利运行。
- **现场拆除**:展会结束后,有序拆卸展位,清理现场。
7. **后续跟踪服务**
- **总结报告**:对展会进行总结,分析效果,为今后提供参考。
- **行业信息分享**:向客户提供行业会展信息和市场分析,增强合作关系。
- **案例展示**:邀请客户参观公司的其他服务案例,展示公司实力。
展览业务操作流程的关键在于与客户的紧密沟通,确保从设计到实施的每一个环节都能满足客户的需求,同时保持良好的合作关系。在整个过程中,良好的项目管理和沟通技巧是成功的关键。