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人事档案管理制度及相关表格_入职离职人事管理制度规范.doc
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人事档案管理制度及相关表格_入职离职人事管理制度规范.doc
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内 部 平 急
XXXX【人】字(XX)第 23 号 签发人:XXX
关于 XXXX 人事档案管理的通知
各公司:
为规范 XXXX 人事档案管理,保证人事资料的完整性与准确性,现将有
关事项通知如下:
一、电子档案管理
1.电子信息录入:档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、离职
返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入,部分暂未
收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入 EAS 人事系统。
2.电子信息更新:员工个人信息发生变动时,需及时对其电子信息进
行更新。
二、纸质资料管理
(一)收集
档案管理员在收集人事档案资料时,要仔细核对资料信息,保证资料
完整、真实、有效,资料收集齐全后须及时整理归档。
(二)整理
1.人事档案分类
人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案
资料三大类;其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料,离
职档案资料是员工离职时需要办理的资料。
(1)基本档案资料
①管理人员基本档案资料主要包括:实习期资料(校园招聘大学生)、
入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件(书)资料共五类;
员工基本档案资料主要包括:入职基本资料、试用期资料、转正资料、
证件(书)资料共四类;
(2)其他档案资料
①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料,
这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。
②其他档案资料分类
累积类资料:是指不可用新版替代旧版的其他档案资料,这一类资料
需要累积存入人事档案中;
更新类资料:是指可用新版替代旧版的其他档案资料,这一类资料仅
需用新版替代旧版存入人事档案中即可(旧版抽出,新版存入)。
③管理人员其他档案资料(累积类)主要包括:培训(学习)总结资
料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动
交接资料共四类;其他档案资料(更新类)主要包括:劳动合同及保密协
议、廉洁协议资料、体检资料共两类。
员工其他档案资料(累积类)主要包括:培训(学习)资料、调动交
接资料两类;其他档案资料(更新类)主要包括:劳动合同及保密协议资
料、廉洁协议资料、体检资料两类。
(3)离职档案资料
离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。
三、档案组卷、存放规定
1.有条件的单位应当设立专用的档案室,办公条件不足以设立档案室
的,应当设立专用的铁质档案柜。档案存入箱柜时排列要系统,重要档案
要专柜存放。
2.每位员工的人事资料使用人事档案袋,档案袋一面贴上《基本档案
目录》并注明档案内的资料,必要时可统一使用(长)32cm×(宽)6cm×
(高)22cm 的档案盒存储档案。
3.档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。
4.档案盒内首页应当设置档案索引表。
5.根据《制度》有关档案分类的规定,设置档案盒。档案子类别、文
件数量较多的情况下,应当设立档案分类分文件夹。
6.归档的文件材料,必须用统一的报告纸、拟稿纸书写,一律使用碳
素墨水、蓝黑墨水,禁止使用圆珠笔或铅笔。
五、管理原则
1.行政人事部设立档案管理员,对人事档案进行统一管理,原则上管
理人员档案资料终身保存,生产工人档案至少保留两年;
2.员工调离原公司时,原公司档案管理员需对其档案资料进行检查,
并抽出档案资料中的劳动合同资料存于原公司。员工调出时还需与原公司
签订《劳动合同补充条款》一式两份:一份存入档案资料里一起邮寄至调
入公司,一份由原公司连同其合同资料一起保存;
3.未经允许,任何人不得借阅人事档案资料。
附件:
1.《应聘人员登记表》
2.《员工入职申请表(管理)》
3.《员工入职申请表(普工)》
4.《背景调查表》
5.《与原单位解除劳动关系证明书》
6.《入职培训记录表(管理)》
7.《入职培训记录表(普工)》
8.《劳动合同签收单》
9.《劳动合同签收一览表》
10.《员工转正审批表》
11.《培训学分分录表》
12.《外部培训申请表》
13.《培训协议》
14.《外部培训报告》
15.《管理干部履历表》
16.《内部调动审批表》
17.《劳动合同补充条款》
18.《工作移交清单》
19.《管理人员离职审批表》
20.《生产员工离职审批表》
21.《解除劳动关系确认书》
22.《档案管理信息表-贴档案袋用》
23.《管理人员人事档案目录》
24.《生产人员人事档案目录》
XXXX 股份有限公司
总经理:
二〇一二年八月二十五日
主题词:规范 人事档案 通知
抄 报:区域总经理 事业部(副)总经理 行政人事总监
抄 送:事业部人事(副)经理
XXXX 股份有限公司华北区域 XX 年 8 月 25 日印发
001-应 聘 登 记 表
申请职位:
姓 名
性别
出生
年月
婚否
政治面貌
学历
籍贯
民族
所学专业
身 高
体重
技术职称
电话号码
相
片
身份证号
身份证住址
现居住地
爱好及特长
家 庭 成 员(若有亲属在本公司工作请说明)
亲属姓名
关系
年龄
工作单位、职务、通讯住址
联系电话
教 育 背 景(从最高学历填起)
就读时间
就读学校
所学专业
有否证书
证明人及联系方式
年 月至 年 月
年 月至 年 月
年 月至 年 月
工 作 记 录(从最近工作填起)
工作时间
曾服务单位
职位
薪金
证明人
联系电话
年 月至 年 月
年 月至 年 月
年 月至 年 月
薪资要求及其它:
备注:我确认以上所填内容全部真实可信,如有虚假愿承担重新核定、解聘和赔偿转正后一个月全部薪资的后果。并同意贵公司对我
的个人资料进行查询;本人愿意遵守公司的一切规章制度;另本人对以上所填写信息已确认,后期若有变更将及时告知公司进行调整,
否则给公司及个人带来的后果本人自愿承担一切责任。
申请人签名: 日期:
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