前台手册：前台岗位职责及工作要求
一、前台岗位职责：
1. 日常到访客人的接待，协助公司负责人及所属部门经理做好日常公关协调工作。
2. 公司电话的接听（转接、代接）和记录、转达工作。
3. 公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。
4. 公司各类往来文件（电子邮件、传真）的收发、处理和归档。
5. 公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。
6. 对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查。
7. 对设备遥控板、个人办公区域的管理。
8. 公司办公用品、日用品的日常管理工作（采购、发放、管理）。
9. 日常的打印、复印以及相关设备的检查。（日后涉及“使用管理”）
10. 公司领导、员工、客户的住宿、出行、用餐的预定和行程安排。
11. 非长期性预订车辆的管理和费用结算。
12. 公司后勤管理，及各类费用的支付工作，包含：物业费、水电费、停车费、电话费、网费、家政、保洁等。
13. 库存管理。每季度末，与行政人事专员共同盘点库存。
14. 档案管理。每季度末，向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表；电子文档备存部门经理处。
15. 本人工作管理。按日提报工作写实，按季度提报本人季度工作报告及下季度工作总结，按年提报年度工作报告。
二、工作流程和工作要求：
1. 接待日常到访客人，协助公司负责人及部门经理做好日常公关工作。
工作流程：
（1） 客户进门起身迎接并询问来访事由，登记《客户来访登记簿》，了解来访者身份和意图。
（2） 如有必要，安排来访者前往会客室或等候处稍坐片刻。
（3） 准备招待茶水饮料。
（4） 通知相关工作人员有人来访。
（5） 每隔 15 分钟左右添加茶水，来客告辞时起身道别。
（6） 客人离开后 2 分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁。
（7） 若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复。
（8） 及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回复。
（9） 及时将用完的《客户来访登记薄》交由行政专员归档。
2. 公司电话的接听（转接、代接）和记录、转达工作。
工作流程：
（1） 电话响铃一声后，立即接听，“您好，捷时特物流”，同时注意礼貌和商务用语。
（2） 接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作。
（3） 对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话。
（4） 通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒。
（5） 没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的。
（6） 将需要转达的内容及时记录在《电话记录》上。
（7） 记录后 5 分钟内及时通知被传达人，通知传达的程序见口头通知流程，并确认对方接收信息正确无误。
（8） 及时将用完的《来电记录表》归档。
3. 公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。
工作流程：
（1） 总部各类邮件、物品寄出前应由寄件人自行封好或包装好，在《LPL 邮件发送登记表》上登记后，交行政前台统一寄出。
（2） 合同、票据等公司重要文件及各类物品的寄送应按《LPL 邮件发送登记表》的备注相关规定，填写详细的信息，以备日后跟踪核查。
（3） 需要通过长途汽车托运邮件、物品的，寄件人应先按要求填写《LPL 邮件发送登记表》，再自行寄出，并在表格“备注”中注明“托运，自行寄出”。
（4） 根据邮件发送清单和快递/邮政底单，按月度与快递/邮政公司清算费用，不得出现付款金额与实际发件金额不符的情况。
