Excle必会的35招

### Excel 必会技巧详解 #### 一、让不同类型数据用不同颜色显示 在处理大量数据时，通过颜色区分不同的数值区间能够显著提高数据分析的效率。例如，在工资表中，可以设置工资总额超过一定数额时以特定颜色显示，具体操作步骤如下： 1. **打开工作簿**：首先打开包含工资数据的Excel工作簿。 2. **选择数据列**：选中包含“工资总额”的列。 3. **应用条件格式**： - 执行“格式 → 条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。 - 在条件框中选择“大于或等于”，并输入条件值（例如2000）。 - 单击“格式”按钮，设置字体颜色为“红色”。 - 使用“添加”按钮添加更多条件，如设置“大于或等于1500”的工资总额字体颜色为“蓝色”，小于1000的字体颜色为“棕色”。 4. **应用设置**：完成所有条件设置后，点击“确定”。 现在，工资表中的数据将以预设的颜色区分显示。 #### 二、建立分类下拉列表填充项 在Excel中创建分类下拉列表可以提高数据录入的准确性和一致性，特别适用于需要频繁输入固定选项的情况。下面是具体步骤： 1. **创建企业名称数据库**： - 在Sheet2中按照类别（如工业企业、商业企业等）输入企业名称。 - 将每一列命名为对应的类别名称（例如将A列命名为“工业企业”）。 2. **设置数据有效性**： - 在Sheet1中选择需要输入企业类别的列（如C列），执行“数据 → 有效性”命令。 - 在“设置”标签中，选择“序列”，并在“来源”框中输入类别名称（如“工业企业,商业企业,...”）。 - 对于需要输入企业名称的列（如D列），设置“来源”为`=INDIRECT(C1)`。 3. **使用下拉列表**： - 选中C列中的单元格，从下拉列表中选择企业类别。 - 选中D列中的单元格，从下拉列表中选择相应类别的企业名称。 这种方式不仅提高了数据录入的速度，还能确保数据的一致性。 #### 三、建立“常用文档”新菜单 对于经常需要打开的工作簿文档，可以通过创建自定义菜单来快速访问它们，具体步骤如下： 1. **创建新菜单**： - 在工具栏空白处右击鼠标，选择“自定义”。 - 在“自定义”对话框中，从“新菜单”中拖动一个新的菜单项至菜单栏，并命名为“常用文档”。 2. **添加文档列表**： - 从“类别”中选择任意选项（如“插入”），从“命令”中选择任意命令（如“超链接”），并将其拖到“常用文档”菜单中。 - 对每个菜单项进行命名，例如“工资表”。 3. **关联文档**： - 右击“常用文档”菜单中的某项，选择“分配超链接 → 打开”，定位到对应的工作簿文档。 - 重复此步骤，将所有菜单项与相应文档关联。 完成这些设置后，就可以通过“常用文档”菜单快速打开常用的Excel文档了。 #### 四、制作“专业符号”工具栏 在处理专业文档时，频繁地输入特定符号可能会非常繁琐。通过创建自定义的“专业符号”工具栏，可以轻松地插入这些符号。具体操作如下： 1. **录制宏**： - 执行“工具 → 宏 → 录制新宏”命令，输入宏名（如“fuhao1”），并将其保存在“个人宏工作簿”中。 - 开始录制宏，选中“相对引用”按钮。 2. **插入符号**： - 执行需要插入符号的操作，如点击“插入符号”按钮，选择需要的符号并插入。 3. **停止录制**： - 完成符号的插入后，停止宏的录制。 通过这种方式，可以为特定的专业符号创建宏，并将它们添加到自定义工具栏中，从而提高工作效率。