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行政办公室工作流程.doc
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行政办公室工作流程.doc
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行政办公室工作流程
目 录
第一部分 行政制度
一、总则
二、办公场所管理制度
1、员工行为规 X:
2、办公用品管理
3、固定资产管理
4、公用书报管理
三、印章使用和管理制度
四、上传下达制度
1、呈报
2、发文
3、收文
4、会议管理制度
五、档案管理制度
六、后勤保障管理制度
1、会议接待
2、车辆管理
第二部分 流程
1、呈报流程
2、客户接待流程;
3、发文处理流程;
4、收文处理流程
5、办公用品采购流程
6、办公设备维修流程
7、固定资产请购流程
WORD.
.
8、印章刻制流程
9、印章使用流程
10、印章报废流程
11、档案归档、借阅流程
12、档案销毁流程
13、档案归档流程
14、合同管理流程;
15、会议管理流程
16、车辆管理流程
第三部分 表格
1、《办公用品请购单》
2、《固定资产请购单》
3、《办公设备报修申请单》
4、《印章使用申请表》
5、《印章刻制申请表》
6、《印章报废申请表》
7、《呈报单》
8、《收文处理单》
9、《会议计划审批表》
10、《会议预算金额表》
11、《会议签到表》
12、《档案归档登记表》
13、《档案归档登记表(总表)》
14、《档案借阅登记表》
15、《档案销毁登记表》
16、《用车申请单》
17、《派车单》
18、《车辆使用记录表》
19、《车辆使行驶记录表》
20、《车辆登记卡》
21、《车辆登记表(总)》
22、《燃油效率及油耗量结算表》
23、《行驶事故处理报告书》
第一部分行政制度
WORD.
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(一)总 则
一、为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高办
事效率,特制定本规定。
(二)办公场所管理制度
一、员工行为规 X:
① 公司的员工都应具有开拓进取、爱岗敬业的精神,做到团结协作、诚实守信、遵纪守法。
② 待人接物态度和蔼,言行举止文明礼貌,接听语调温和亲切。
③ 增强时间观念,提高工作效率和质量,上班时间不串岗、不遛岗、不闲谈、不办私事,
工作时间不在网上玩游戏。
④ 上班时间做到精神饱满,仪表穿戴端庄大方。
⑤ 办公场所要保持整洁、卫生;保持肃静,不得高声喊叫、吹口哨、哼小调;不准在非指
定地点抽烟。
⑥ 严守纪律,服从大局,坚持工作请示报告制度,逐级负责,各司其责。
⑦ 严格遵守##纪律,杜绝泄密事故发生。
二、办公用品管理:
1、办公用品采购流程
填写申购单→行政办公室确认物品后按照相关规定、权限办理审批→采购→验收入库
领用→办公用品的采购
① 请购人如实填写请《办公用品请购单》经部门负责人签字后及时上交行政办公室。
② 所有办公用品的采购工作统一由行政办公室办理。
③ 坚持集体采购制度,急用现买零散物品实行特事特办原则,批量、贵重物品由采购人员
及有关领导全程参与采购工作。
2、办公用品的保管
① 办公用品由行政办公室专员负责保管;购入批量的办公用品应及时入库储存,在办公用
品入库登记本上如实填写品名、规格、价格、数量等,并签字。
② 阶段性使用或暂时闲置的物品(电暖器、电扇等),要妥善保管,随时待用。
③ 每月月底进行办公用品库存盘点,确保账物相符。
三.固定资产管理
固定资产管理总原则:谁用谁负责,维修归行政。
1、固定资产的划分标准和分类
企业的劳动资料,按其使用年限和价值大小分为固定资产和低值易耗品,根据国家有
关规定,列作固定资产一般应具备下列条件:1、单位价值在人民币 200O 元及以上。2、
使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具,以及其他与生产经营有关的
设备、工具、器具等。不属于生产经营主要设备的物品,使用期限超过两年的列作固定资
产。不符合上述条件的劳动资料,列作低值易耗品。
2、固定资产的购建、登记与计价
① 请购:由请购人填写《固定资产请购单》。
② 审批:依次由部门总监、分管领导、财务总监及总经理审批。
③ 购置:由归口行政办公室统一购置。
④ 报帐:购置人凭发票和《固定资产请购单》到财务部门报帐。
⑤ 登帐:资产归口部门应开设“固定资产及低值易耗品登记簿”,对所购资产予以登记并负
责到人。
⑥ 建卡:行政办公室根据原始凭证及记帐凭证对符合固定资产标准的,建立固定资产卡片,
WORD.
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一式三份,财务部留一份,行政办公室一份,另一份由资产使用部门保存 (见请购流程图)。
流程图:
请购→审批→购置→报账→登帐→建卡
3、固定资产的修理、转让、转移、盘点和报废
① 为保持固定资产的正常生产能力,保证固定资产的正常使用年限,企业必须对固定资产
进行定期或不定期的修理。
② 办公用品的维修统一归口有行政办公室负责,报修人必须先填写《办公设备报修申请
单》,严格执行行政程序。
③ 固定资产转让,必须按规定办理转让手续。转让方式原则上应实行有偿转让。固定资产
的无偿转让,由总裁审批。
④ 固定资产在公司内部转移,必须办理固定资产内部转移手续,转移手续由转出部门办理,
要及时变动固定资产卡片。
⑤ 在清查固定资产时,发现固定资产盘盈、盘亏,应查明原因,及时办理有关手续。
⑥ 固定资产的报废由使用和保管部门提出申请,并按审批权限办理报废手续。未经批准之
前,不得随意拆除或变价出售其实物。
三、公用书报管理
1.行政办公室负责统一订阅报刊杂志,集中收发和管理。
2.公司员工岗位所需的业务书籍,个人报请部门负责人和行政办公室,总裁审核同意方能
购买。
3.所有购买来的图书,一律到行政办公室验收、登记、编号,并在发票上签字。
需要阅读者,办理借阅手续。
四、公司门禁管理规 X
1.外来人员因公需进入公司,应先登记,经接洽部门或相关人员同意后,再给来访者指出
接洽部门位置。如接洽部门或相关人员不在或有其他原因不愿接见的,前台应委婉拒绝,
请其外出。
2.提交的小件物品、信函、文件等应由前台代收发,前台应及时准备做好收、发工作,并
例行登记。
3.下列外来人员严禁进入公司:
① 携带易燃易爆及危险品的人员。
② 不明身份、衣冠不整的人员。
③ 推销产品及收购废品的人员。
④ 非洽谈公务人员,或是洽谈公务但拒绝登记检查者。
⑤ 来访人员报不清受访部门及受访人者。
4.接待来访人员时,各部门接待人员应加强##意识,如客人翻阅办公桌的资料时应予以
制止。
5.上班时间,集团总部人员原则上严禁接访客人,若有特殊情况,需向直属上司说明,经
同意后在公司会议室会客,时间不能超过十五分钟。
(三)印章使用和管理制度
一、公司公章、合同专用章、总裁章、副总裁私章由行政办公室统一管理,专人负责。
二、凡以公司名义上报和下发行文的请示、报告、汇报、通知等需先填写《印章使用申请
表》经部门总监及总裁签字后方可用印;
三、因业务工作需要,如投标、报价、做方案资料、更改银行##等需用行政印章时,先
填写《印章使用申请表》经部门总监签字后方可用印 。
WORD.
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四、用合同专用章,必须经分管领导确认、总裁审核并同意方可用印。
五、严禁启用公司行政印章为非本公司员工开具证明或介绍信。
六、印鉴管理人员必须保证印鉴的绝对安全和正确使用,防止印鉴盗用或滥用,及时作好
用印记录。
七、印章的刻制必须填写《印章刻制申请表》报废必须填写《印章报废申请表》。
(四)上传下达制度
一.呈报
1.发起人填写《呈报单》。
2.部门负责人签字及相关会签部门负责人签字。
3.总顾问签字。
4.副总裁签字。
5.总裁签字后返回发起人处,有发起人办结汇报具体工作进程并记录和完成归档工作。
总原则为,逐级报、不要越级、通过行政办公室的呈报由行政办公室负责跟踪、回复、归
档;没有通过行政办公室的呈报,由呈报人负责跟踪;暂由部门归档;在规定时间内(每
月底)统一归交行政办公室存档;
二.发文
发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性
流程性文件发文应先用公司《呈报单》填写。力避随意发文。
1.公司内部发文:
拟稿人→责任部门负责人初审(及相关部门责任负责人会签)→行政办公室核稿→行政总
监审核→副总裁审核→总裁签发→ 行政办公室(统一编号→打印→盖章→发文→备案)
2.对外发文:
拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章(签
字)→发文→备案
3.密级分为“绝密”、“##”、“秘密”。
4.紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。
5.文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。
三、收文
1.流程
行政办公室收文→登记行政办公室拟办→相关领导阅示→副总裁批示→总裁批示→行政办
公室分送→相关部门承办(催办、办结)
2.行政办公室收文后及时填写《收文处理单》。
3.协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。
4.文件的催办由相关办公室公室负责,防止漏办或延误。
5.严格按照时限要求完成。
6.文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。
7.文件办理完毕后,统一交由行政办公室指定专人保管、立卷归档。
四、会议管理
会议是集团决议产生、工作明确、意见交流的正式方式与场合。集团会议区分为定期例会
与非定期会议,规定的人员必须准时参与,指定人员务必作好会议记录,与会人员遵守会
议安排同时提高会议效率,会后请记录人员将会议纪要交予相关人员会签。
1、例会标准如下:
WORD.
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yunxidzh
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