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关于烟汽应用计算机信息技术加强企业管理地调查报告.docx
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关于烟汽应用计算机信息技术加强企业管理地调查报告
企业管理是一个老话题,但管理如何细化,制度如何硬化,手段如何
强化,长期以来却没有解决好。烟台汽车制造厂几年来通过运用计算
机网络和统一的财务软件,积极探索企业内部资金流、物流和信息流
的一体化管理,活化了资金,加强了监控,促进了企业管理的深化、
细化和硬化,其经验值得借鉴。
一、一个困难的企业为什么花钱运用计算机信息技术来加强管理
烟台汽车制造厂是一个拥有 2600 名职工、3.2 亿元资产的中型
企业,主要生产轻型汽车、农用运输车和拖拉机。1993 年以来,该
厂产品销售收入虽然逐年增加,但经济效益却大幅下滑,生产经营日
趋困难。面对日益激烈竞争的市场环境,企业感到原有经验式的管理
模式、落后的管理手段和不透明的信息反馈机制已非常不适应新的形
势,迫切需要应用现代计算机网络和统一的财务软件进行管理创新。
一是成本的核算与控制迫切要求企业利用计算机进行管理。由于
汽车产品结构复杂、零部件繁多,在产品开发过程中,以往靠会计人
员手工劳动,连续几天几夜工作也只能算出大概的综合成本,难以及
时准确地制定出有市场竞争力的产品价格。企业曾多次出现新产品投
产后,才发现新产品的设计成本过高,价格无法为市场接受而被迫停
产的情况。
二是资金的核算与管理迫切要求企业利用计算机进行控制。该厂
销售环节占用的资金余额上亿元,大多以发出商品的形态存放在全国
各地的 430 多个经销商处,企业难以及时、准确掌握各销售点上的
存货变动情况,账物不符、账账不符的问题时有发生,应收账款居高
不下,坏账风险难以防范。1995 年该厂曾组织十多名会计人员历时
一年,与各经销商核对发出商品和应收账款,发现企业本身的账簿记
录差错 1100 多笔,仅发出商品的潜亏损失即达数百万元之多。在储
备资金的管理中,传统的手工操作只能提供库存材料、备件的账面价
值总量,但具体材料、备件的存放时间、库存数量却不掌握,致使存
货超储、积压、损坏等情况非常严重。企业盘点时曾发现仓库中的三
角带可满足企业 10 余年的生产需要。
三是薄弱的基础管理迫切要求企业利用计算机技术来强化。从企
业内部看,基础数据缺乏,材料消耗定额、工时消耗定额不准,谈不
上实施精细生产,挖潜降耗,也无法对生产车间、销售部门、采购部
门和仓储部门实施科学的考核。特别是财务信息滞后于物流信息和市
场变化信息,再加上数据常常失真,决策者难以及时了解掌握企业财
务状况的变动情况和内部各种资源的配置情况迅速对市场变化做出
反应。
四是企业各项规章制度迫切需要利用计算机手段进行硬化。过去
规章制度只是挂在墙上,写在本中,缺乏强有力的手段来保证制度的
有效执行,有章不循、有章难循的弊端难以克服,道德风险无法控制,
科学规范的管理程序难以硬化。
二、如何运用计算机网络和软件对企业管理进行深化、细化
1996 年以来,该厂针对采购、仓储、生产、销售等环节信息不
明、账目不清等突出问题,以财务管理为中心,以成本控制为重点,
联合山东浪潮国强软件公司,本着先易后难的原则,先后投资两百余
万元开发了“烟台汽车制造厂现代企业管理信息系统”。该系统基于
一台主服务器,在各个车间、仓库及生产、供应、销售、财务等各有
关处室设立了 46 个工作站,将各子系统通过财务管理子系统紧密地
在一起,做到了“信息集成、过程集成、功能集成”,实现了财务系
统与销售、供应、生产等系统的数据共享,为企业提高财务资金管理
水平提供了强有力的手段。 财务管理子系统建立了统一的计算机
平台,变多级核算为一级核算,一张原始凭证(销货发票、购货发票、
入库单、领料单等)一次录入,仓库、车间、厂部的业务核算、统计
核算、会计核算、凭证的制作、打印、各明细账、总账的登记全部由
计算机一次自动完成,可以灵活地查询、统计和打印账表。
销售管理子系统与金税系统连接,利用金税系统录入和打印销售
发票后,自动转入销售管理子系统,自动编制销售凭证,自动登记财
务的产品销售、发出商品、应收账款、应交税金等账簿。同时可进行
账龄分析和坏账估计,实现了销售业务管理与核算一体化。
采购管理子系统对采购订单、采购到货以及入库状况进行全过程
管理,为采购部门和财务部门提供准确及时的信息;自动完成对各种
应付账款的登记、冲销以及应付账款动态变化状况。另外,该子系统
还可以进行材料采购成本的考核与监督,非合同供应商、超过合同的
采购价,软件系统可以自动警告,要求审核。
仓储管理子系统通过对各种存货的收、发、存业务进行核算,及
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