浅谈民航机场档案信息化建设.docx

浅谈民航机场档案信息化建设 民航机场档案信息化建设是当前机场管理的发展趋势。随着信息技术的不断发展，机场管理中引入信息化技术，能够实现文档管理的一体化，从而提高信息收集的效率。民航机场是一个公共场所，有着较大的流动人员，无法对这些流动人员进行有效的管理，就会导致问题的出现。因此，当前民航机场加强档案信息化管理有其必要性。 （一）民航机场电子文件的产生 要想能够更好的对民航机场电子文件进行利用，首先应该对电子文件的产生有一个全面的认识，能够在管理的过程中，严格控制其产生途径，保证电子文件的科学性。 1. 办公系统文件直接生成 机场在进行管理的过程中会产生诸多的文件，这些文件的类型也比较多样。通过对这些文件进行形式的转化，就能够得到各种类型的电子文件。因此在进行管理的过程中，应该重视对办公室系统文件的管理，保证其文件的完整性。 2. 各类业务信息系统生成 机场的运营需要各个部分相互配合，安检监控、航班信息等，而这些信息又会为生成各个类型的电子文件，成为民航档案中的重要信息。因此，在管理的过程中，应该重视各类业务信息的生成，从而保证最终的信息的完整性。 （二）民航机场电子文件的归档 机场在采用电子信息档案之前，采用纸质的档案。但是因为机场的人流量比较大，承载的客运量大，因此会产生较多的档案信息。在使用纸质档案管理的过程中，容易出现档案归档不及时的状况，使档案不能全面的发挥其作用。因此机场在进行档案管理的过程中，采用信息化的管理方式成为发展趋势。 1. 从人员、设备上保障其可行性 一般来说，机场为了能够给顾客提供优质的服务，其业务内容会涉及到安检、物流、交通等各个方面，而为乘客提供全面的服务，在这一过程中，就会产生各种类型的档案。为了能够保障各类档案都及时归档，应该保证各项业务都有专门的或者兼职的人员符合归档工作。 2. 办公系统与电子档案系统的有效连接 随着信息技术的不断发展，无纸化办公已经成为当前发展的重要趋势。在未实现电子化办公之前，组员需要对文档进行一一归档，在这一过程中，还要对文档的内容、规格等进行检查，从而浪费了大量的时间。而电子档案的存在，则能够有效改善这一状况的存在。在这一过程中，应该实现办公系统和电子档案系统的有效连接，这样办公人员在文件办结的时候，就可以看到是否需要归档的字样，而处理文件的工作人员根据需要进行判断，如果需要归档，则系统对文件的内容进行判断，保证文件归档工作的顺利进行。 3. 做好自媒体时代电子档案的收集管理 在档案没有实现信息化管理之前，档案的内容形式以文字为主，档案中的照片、影像的数量并不多。因为照片、影响等形式的档案比较难管理，但是这些类型的文件，才能够将机场的真实的情况反应出来。例如，在遇到恶劣天气的时候，如果能够对乘客的反应、机场各个单位采取的措施进行影像或者照片等形式的记录，才能够为之后的管理工作提供宝贵的材料。而当前自媒体的发展，则能够有效改善这一状况。在出现恶劣天气的时候，人人都可以用自己的手机进行拍摄，并将其传到网络上去，而电子档案系统的应用，又可以使其成为电子档案的一部分。 （三）民航机场电子文件的利用 民航机场在使用电子文件的时候，就要认识到电子档案具有纸质档案不具备的优势，其存储量大、存储便捷，能够提高档案管理工作的效率。而在完成机场档案的信息化以后，也要重视对电子文件的使用，从而能够更好的发挥其作用。 民航机场档案信息化建设对机场管理的发展具有重要的意义。只有通过信息化技术，机场才能更好的对流动人员进行管理，提高信息收集的效率，提高档案管理工作的效率，提高机场的整体服务水平。