合同信息管理和组织协调.pdf

【合同信息管理和组织协调】 合同信息管理是项目执行的关键环节，尤其在IT行业中，涉及到复杂的软件开发、系统集成、服务外包等合同，有效管理能够确保项目顺利进行。合同管理主要包括以下方面： 1. **合同结构确定**：协助业主确定工程项目的合同结构，这涉及到合同的层次划分和责任分配，确保每个部分都有明确的执行方。 2. **合同起草与谈判**：参与合同的起草和谈判，确保条款清晰、公正，保护各方权益。 3. **合同跟踪管理**：监控合同执行情况，定期检查各方履行合同的情况，预防潜在风险。 4. **索赔与纠纷处理**：协助业主处理索赔和合同纠纷，维护业主利益。 施工合同管理制度则强调： 1. **合同签署与归档**：协助建设单位签订规范的施工合同，并确保所有相关协议文件的及时获取和存档。 2. **合同阅读与熟悉**：监理机构需组织人员详细阅读合同，理解条款，以便在监理过程中严格遵循。 3. **合同执行反馈**：在监理过程中持续对照合同执行，定期反馈合同执行情况。 4. **书面文件优先**：提倡使用书面文件替代口头指示，以减少误解和争议。 5. **资料管理**：保存所有相关文件资料，作为解决纠纷的依据。 索赔管理旨在防患于未然，主要做法包括： 1. **合同审查**：审查合同条款，避免模糊不清，明确各方责任。 2. **按合同执行**：督促各方严格按照合同条款执行，控制项目质量和成本。 3. **变更控制**：严格控制设计变更，减少可能引起索赔的工程洽商。 4. **变更前征询**：对于可能产生索赔的变更，需先征得业主同意。 5. **结算建议**：工程完成后，提供结算意见，帮助业主决策。 信息管理是项目协调的基础，主要内容包括： 1. **信息收集与保管**：收集工程阶段的各种信息，如监理日记、天气记录等，并妥善保管。 2. **会议制度**：建立例会制度，记录会议内容，追踪工作进展。 3. **信息报告**：定期编制监理月报和简报，向上级汇报工程状态。 信息管理制度要求： 1. **信息管理员职责**：负责信息的全程收集、整理和录入。 2. **会议记录**：信息管理员整理会议记录，由总监理工程师签发。 3. **质量与进度控制**：专业监理工程师检查工程质量和进度资料。 4. **信息签认流程**：确保信息完整，经过各级签认后归档。 组织协调是项目成功的关键，主要任务包括： 1. **配合关系协调**：协调与业主有合同关系的单位，处理配合问题。 2. **纠纷处理**：协助业主解决与工程相关的纠纷。 3. **总承包商管理**：监督总承包商履行管理责任，增强其管理效能。 通过以上综合管理，可以确保IT项目的高效运行，减少风险，保障各方权益。在实际操作中，这些原则和步骤应根据具体项目特点进行调整，以适应不断变化的环境和需求。