怎样整理档案 整理档案的方法

【档案整理】是档案管理工作的重要组成部分，涉及到档案的系统化、有序化处理，旨在提高档案的管理和利用效率。档案整理主要包括档案实体整理和档案内容整理两方面。 **档案实体整理**是档案整理的核心，主要涉及以下步骤： 1. **系统排列和编目**：接收的档案按照全宗和案卷进行排列，编制案卷目录，确保档案的系统性和可追溯性。例如，档案室接收的案卷通常已经按照归档要求整理好，档案馆则需在更大范围内进行整理，如全宗的排列和案卷目录的加工。 2. **局部调整**：对已整理好的档案进行质量检查，对不符合要求的部分进行调整，以提升档案的质量。同时，随着时间的推移，档案本身或整理体系的变化也需要进行相应的整理工作。 3. **全过程整理**：对于零散文件，需要从区分全宗开始，进行分类、组卷、排列、编号、编制目录等一系列操作，直至形成有序的档案整体。 **档案整理的意义**在于，它是档案利用和开放的基础，是档案工作的重要基础设施，对于开发档案信息资源，优化档案管理工作具有直接且深远的影响。 **档案整理的基本要求**强调了以下几点： - **遵循文件形成的规律和特点**，保持文件间的内在联系。 - **区分文件的价值**，确定其保管期限，以合理利用资源。 - **便于保管和利用**，使档案易于检索和调阅。 **档案整理的方法**主要有两种形式： 1. **按“案卷”整理**：这是一传统方法，包括分类（如年度分类法和问题分类法）、组卷、文件排列、编号、编制卷内目录和备考表、拟写案卷标题、案卷排列与编号以及编制案卷目录。此方法强调文件的逻辑性和时间顺序。 2. **按“件”整理**：这种方法基于计算机管理，适合电子文档，包括文件的逐件装订、按年度和保管期限分类、排列、盖档号章、编制归档文件目录，并装入档案盒。这种方法更注重单个文件的独立性和快速检索。 无论是哪种方法，档案整理都是确保档案能够有效管理和充分利用的关键步骤。正确、系统地整理档案，有助于保护档案信息，提高工作效率，为组织的决策和日常工作提供可靠的支持。