基本建设项目档案的整理方法.doc

【基本建设项目档案的整理方法】 基本建设项目档案是记录工程项目从策划到使用全过程的重要文件，包含了文字材料、图纸、图表、计算材料以及声像材料等多种形式。这些档案详细记录了项目的发展历程，对于后期的运营、维护和历史回顾具有至关重要的价值。 在整理基本建设项目文件时，首先要明确归档范围和保管期限。所有反映项目基本建设职能活动的文件材料，如可行性研究报告、设计图纸、施工记录等，都应纳入归档范围。科技资料则与项目文件材料分开，不应混淆。原件由建设单位保存，施工单位则提交复印件。归档时间通常是在工程完成后三个月内进行，大型或中型项目则按阶段归档。 归档文件的质量要求严格，必须真实反映项目情况，文件完整无缺，并采用耐久性良好的材料书写，避免使用铅笔、圆珠笔、红墨水等易褪色的工具。文件整理的原则是要保持文件间的有机联系，分类科学，组卷合理，确保法律性文件手续完备，符合档案管理规定。 档案的分类是整理的关键。分类应明确、层次清晰，不超过两到三层，以便管理和检索。分类标准应一致，避免交叉和重叠，确保档案的系统性和逻辑性。例如，城市基建档案可按建筑工程性质（如市政、民用、工业、交通等）划分，然后进一步按工程或地理区域细化。制定分类方案或分类大纲，指导分类工作，通常可以采用按工程工程分类或按专业性质分类的方法。 按工程工程分类法，是将一个完整工程的所有档案集中，便于查看整个项目的全貌。而按专业性质分类法则将相同专业领域的档案归为一类，便于从专业角度查找利用。 组卷时，通常按照工程组成来操作，如学校的教学楼、实验楼等单独成卷，确保每一卷内容清晰，方便日后查阅。每个卷宗应包含该部分工程的完整信息，包括基础、结构、各层及特定用途的房间等。 总结来说，基本建设项目档案的整理是一项严谨的工作，涉及文件的收集、分类、组卷和归档，要求文件完整、分类科学、归档及时，确保档案的安全性和可用性，以便在未来需要时能够迅速找到所需信息。