浅析 XX 制药公司 ERP 实施案例
太极集团涪陵制药厂(以下简称涪陵制药)是"九五"全国重点发展的五大中药集团和重
庆重点扶持的 30 家扩张型企业集团之一太极集团有限公司的核心生产厂。主要以生产中成
药为主,以保健品为辅,产品主要包括享誉国内外的曲美、太极通天液、藿香正气液等。
说到涪陵制药的信息化,还要从 1993 年涪陵制药的迅速崛起说起。当时,太极集团发
展十分迅猛,涪陵制药也随之进入快速成长期,生产规模的不断扩大,销售业务迅速增长
为集团的高速发展打下了坚实的基础。但与此同时,企业的快速成长也给涪陵制药的内部
管理带来了巨大的压力。压力最初体现在涪陵制药的财务部。财务部每月光是需要处理的
业务凭据就达 200 多本 6000 多号。而所有的业务都是通过手工方式处理的。70 多名财会人
员每日在数据的海洋中忙得晕头转向,不知何时才能上岸。尽管如此,财务部的业务处理
仍然越来越长、信息传递的速度越来越慢,数据的准确性也越来越差。
为了早日改变这种局面,涪陵制药领导层研究决定,为财务部上电算化管理。1998 年
中,涪陵制药成立了电算化领导小组,由王彦杰任组长,开始对财务部实施电算化改造。
电算化领导小组通过对国内软件厂商和软件产品的深入调研,最终选择了用友(600588 行
情,股吧,信息化)ERP-U8 的财务系统。
据王彦杰回忆,为确保正常业务不受影响,系统在安装完毕后,先与旧系统并行使用
一方面旧系统照常运行;另一方面,涪陵制药电算化领导小组专门抽调了 5 名成员,负责
期初数据录入和新旧系统的数据复核对照。由于期初数据量很大,而且项目组成员都是第
一次实施,经验不足,数据经常出现问题,不得不重新来过。几名成员经常加班加点,十
分辛苦。想起当时的情景,王组长颇为感慨地说,"我们吃了半年多的方便面"。
经过半年的并行,证明新系统完全符合要求,并逐步替代了老的系统。不仅如此,新
系统的应用,使财务部的业务流程更为清晰,处理财务业务数据的效率提高了,数据的准
确性得到了改善。财务部原来的 70 多人也减少到了 40 多人。多出来的财务人员全部充实
到各地办事处的财务部,以增强这些部门的财务实力。同时,库存信息能够及时提供,控
制库存有了依据,使库存资金占用有所下降,利润得到了一定的提高。另外,报表的及时
性得到了充分体现,内部管理用纵深报表能轻易编制。不仅节约了大量手工劳动,为财会
人员参与财务数据的分析,而且还为财务部参与一定程度的经营管理赢得了时间。
购销存管理 信息化需求凸显
财务部信息化管理的成功,提高了企业的管理运行效率。与此同时,其他的管理问题
又"冒"了出来。由于购销存等其它业务部门仍然是手工管理,财务部的信息很难及时有效
地传递到各业务部门,因此形成了"信息孤岛"。
由于信息不共享,各业务部门、财务部都各记一本帐,相互间缺乏监督、检查,虽然
登记了多本帐,但是帐帐之间不符,不但没有起到互相监督、互相制约的作用,反而增加
了工作量、带来帐务核对的麻烦。此外,编制、报送各种统计报表是各业务部门的主要工
作之一,而各业务部门的各种统计报表都是手工编制,不但效率低下、而且准确性难以保
证。