人事必备：用EXCEL表轻松建立人事数据库.doc资源-CSDN文库

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113 浏览量 2022-06-04 09:16:29 上传评论收藏 1.23MB DOC 举报

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轻松运用 EXCEL 建立人事信息库

接下来请您不要急着录入人员信息，我们要对一些信息项进行函数设置，以便系统可以自动生成相关信息，

这会使我们的工作产生事半功倍的效果。

1、性别、出生月日、年龄的自动填充功能设置

　　我们先对“性别”“出生年月”“年龄”进行函数设置。当我们输入某人身份证号码时，系统便会自动生成“性别”，

“出生年月”及“年龄”，这样就减少了我们录入的工作量。请分别选择性别、出生月日、年龄信息项单元格输入

下列公式:

　　(1)性别: =IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,"男","女")

　　含义：“LEN(E3)=15”表示看 E3 中是否有 15 个字符;

　　“MID(E3,15,1)”表示在 E3 中从第 15 位开始提取 1 位字符;

　　“MOD(MID()，2)=1”表示提取的字符除以 2 余数为 1;

　　“IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)”表示看 E3 中是否够 15 个字符，如果够就从第 15 个

字符开始取 1 个字符，如果不够 15 个字符就从第 17 个字符开始取 1 个字符。我们的身份证号码一般是 15

位或 18 位。

　　“IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,"男","女"”表示所取字符除以 2 如果余

数为 1 显示男，否则显示女。

　　(2)出生年月: =DATE(MID(E3,7,4),MID(E3,11,2),MID(E3,13,2))

　　含义：DATE(YEAR,MONTH,DAY);

　　“MID(E3,7,4)”表示在 E3 中从第 7 个字符开始连续取 4 个字符表示年，用类似的表示方法一个人的出生

年月日便可以通过函数设置表示出来，如果为了看起来方便，我们可以将单元格格式设置成年、月、日的日

期格式，这样显示的结果会非常容易理解。

　　(3)年龄: =DATEDIF(G3,TODAY(),"Y")

　　含义：“DATEDIF(date1,date2,“Y”)”表示两个日期的差值;

“TODAY()”表示系统自带的日期即显示当日日期;

　　“DATEDIF(G3,TODAY(),"Y")”表示今天的日期与 G3 所表示的出生月日之间的年份差值，这样一个人的

年龄就会容易的显示出来了。

2、劳动合同期限的自动生成和提前 30 天定期提醒功能设置

劳动合同管理也是人事管理中不可缺少的一部分，特别是劳动合同到期续签问题更是不可忽视。如果由

于我们的人为原因造成了劳动合同漏签、延期签订等问题可能会给公司以及员工个人带来一定的损失。从一

个人入职签订试用期合同开始，再到签订正式劳动合同以及后来的续签劳动合同，一系列的日期如何能够让

系统自动生成，并且形成系统提前 30 天自动提醒我们的功能呢？这需要对一些信息项进行函数设置。如图

(二)所示:

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