### VBA、Word和数据库的联合编程
#### 一、引言
在日常工作中，我们需要将数据库中的数据高效地整合到Word文档中，比如成绩单、通知书等。传统的手动输入不仅耗时费力，而且容易出错。为此，本文介绍了一种利用VBA作为开发语言，结合Microsoft Access或FoxPro数据库，通过Word中的书签功能实现数据自动化填充的技术方案。
#### 二、技术背景
- **VBA**（Visual Basic for Applications）：一种基于Visual Basic的脚本语言，广泛应用于Office应用程序中，如Excel、Word等，用于开发自动化任务。
- **Microsoft Access**：一款常用的关系型数据库管理系统，适用于中小型项目的数据管理。
- **FoxPro**：也是一款关系型数据库管理系统，尤其是在早期非常流行，支持多种数据库操作。
- **Word**：Microsoft Office套件中的一款文字处理软件，支持复杂的文档格式和编辑功能。
#### 三、实现方法
1. **准备Word模板**：
- 创建一个Word模板文件（例如命名为“通知书.dot”），在其中输入固定文本内容。
- 对于需要动态填充的部分，如姓名、成绩等，使用书签功能进行标记。这些书签的名称可以与数据库中的字段名保持一致，以便后续处理。
- 将此模板保存到Office的Templates目录下，便于后续调用。
2. **连接数据库**：
- 在Word中启用VBA编辑器。
- 通过VBA的工具菜单添加对Microsoft DAO 2.5/3.5兼容库的引用，以便能够访问Access数据库。
- 使用VBA代码打开指定的数据库文件（例如成绩库.mdb），并获取其中的数据表。
```vba
Set md = DBEngine.OpenDatabase("D:\grade\成绩库.mdb")
Set rs = md.OpenRecordset("学生成绩表", dbOpenTable)
```
对于FoxPro数据库，也需要类似的步骤，但使用不同的函数和参数：
```vba
Set md = OpenDatabase("d:\grade\学生成绩表", False, False, "foxpro 2.5")
Set rs = md.OpenRecordset("学生成绩表")
```
3. **批量处理数据**：
- 将整个模板的内容复制到一个新的Word文档中，作为处理的基础。
- 然后，遍历数据库中的每一项记录，提取字段值。
- 使用VBA的`Bookmarks`对象找到对应的书签，并用实际的数据替换书签内容。
```vba
For Each field In rs.Fields
If Not IsNull(field.Value) Then
Dim bookmarkName As String
bookmarkName = field.Name
mydoc1.Bookmarks(bookmarkName).Range.Text = field.Value
End If
Next field
```
4. **生成最终文档**：
- 完成所有字段的替换后，保存当前文档为一个单独的文件。
- 重复以上步骤，直到所有记录都被处理完毕。
#### 四、源程序示例
以下是一个简化的VBA代码示例，展示了如何从Access数据库读取数据并填充到Word文档中的过程：
```vba
Sub start()
Dim i, j, k, m, nrecord, txtnumber As Integer
Dim aname(1 To 20) As String
Set md = DBEngine.OpenDatabase("D:\grade\成绩库.mdb")
Set rs = md.OpenRecordset("学生成绩表", dbOpenTable)
Set mydoc1 = ActiveDocument
txtnumber = mydoc1.Characters.Count
Set range1 = mydoc1.Range(start:=0, End:=txtnumber)
range1.Copy
mydoc2 = Documents.Add
Selection.Paste
Set range2 = mydoc2.Range(start:=0, End:=txtnumber)
On Error Resume Next
rs.MoveLast
nrecord = rs.RecordCount
On Error GoTo doerror
For k = 1 To 20
aname(k) = rs.Fields(k).name
Next k
doerror:
For m = 1 To nrecord
For k = 1 To 20
If Not IsNull(rs.Fields(aname(k)).Value) Then
mydoc1.Bookmarks(aname(k)).Range.Text = rs.Fields(aname(k)).Value
End If
Next k
' 复制处理后的文档
mydoc2.SaveAs "D:\output\" & rs.Fields("name").Value & ".doc"
mydoc2.Close
' 准备下一个记录
rs.MoveNext
range1.Copy
mydoc2 = Documents.Add
Selection.Paste
Next m
End Sub
```
#### 五、结论
通过上述方法，我们可以有效地利用VBA、Word和数据库之间的联合编程来实现数据的自动化处理。这种方法不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的可能性。随着技术的发展，类似的自动化工具将会越来越普及，成为日常办公不可或缺的一部分。
