文件资料控制程序.doc

1 目的 为贯彻"保安制度须书面化、文件化和标准化"这一基本规定，确保安制度有章可循，并 使用唯一有效的文件资料，形成统一规范的编写格式及处理程序。 2 适用范围 本制度适用于公司所有保安制度、文件和资料的管理。 3 术语和定义 3.1制度（程序）：指要求公司成员共同遵守的，按一定程序办事的规程性文件。 3.2规章制度：公司各种制度、规定、办法的泛称。 3.3记录：指公司对某项活动的各工作环节、结果进行记录，可供事后追溯该项活动完成 质量的证据性文件，主要为表格形式。 4 职责权限 4.1 总经理负责公司制度、记录的批准。 4.2 管理者代表负责制度、办法、标准、计划、记录的审核。 4.3各部门负责人负责本单位相关文件资料的编写、审核、打印、校对工作。 4.4 文控负责发行各类文件资料，包括文件的编号、发放、收回、作废销毁和归档，负责对 各单位文件资料管理情况进行监督检查。 4.5 各单位负责所发文件的保管。 5 工作程序 5.1 文件资料的编写格式 5.1.1 文件资料的用纸标准： 公司各类文件资料的正式编印一般用A4纸张。 5.1.2 文件和资料章、条、款的编排规则： 5.1.2.1 根据文件内容的编排划分，"章"就是一个章节，包括条和款，"条"是章的一个部分，"款 "是章或条的一个层次。 5.1.2.2 "章"应左起空两格书写，如第1章用"1"标注，右侧空一格写该章的标题，标题一行书写 不够时，可另起一行，这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写。 5.1.2.3 "条"在"章"的编号右下加一个小圆点，再写该条在该章所处的顺序，如第4章第1条，用 "4.1"表示，后空一格书写该条的标题。如果一章的各条根据需要再分为若干下一层次的 小条，其编号表示方法同上，如第4章第2条，再分3小条，则分另表示为"4.2.1"、"4.2 .2"、"4.2.3"，如果"4.2.1"再分为2个小条，则分别表示为"4.2.1.1、4.2.1.2"；条一 般只划分到第三层次，即只以4位数字表示为限，下一层次的内容用"款"的形式进行叙述 ，可用英文字母编号。 5.1.3 文件资料的字体、排版、装订标准。 5.1.3.1 一般文件资料，包括制度/程序的字体、排版、装订标准: A 封面:公司名称采用二号黑体加黑书写,标题采用小初宋体加黑书写,文件编号采用三号宋 体加黑书写； B 修改号:标题采用小二宋体加黑书写,表格采用小四宋体1.5倍行距； C 正文标题应采用小二宋体加黑,正文应采用小四号宋体字,页眉页脚采用五号黑体加黑书 写； 5.1.3.2 文件资料一般左侧死页装订，一些处于需持续改进或修订的文件资料可采用活页装订， 但应确保文件资料的完整。 5.2 文件资料的撰写格式及内容 5.2.1 规章制度格式及内容： 规章制度根据具体需要一般应包括标题、目的、适用范围、职责权限、程序条款、执行 标准、颁布者（机构）和生效时间等组成内容。 5.2.2 公司各单位负责与本单位相关的记录（表格）的设计、编制，要注明版本号并以适用性 为原则。 5.2.3记录（表格）一经确定，应具有一定稳定性，并能形成公司表格管理标准。由总经 办负责记录(表格)样本的备案。 5.3 文件资料的审批程序 5.3.1 公司管理体系文件由相关部门组织起草，经部门领导审核，管理者代表批准后，由文控 依文件资料修改通知单要求的印发数量和发文流向盖公司受控印章下发。 5.4 记录审批要求 5.4.1公司各单位根据工作需要设计的具有稳定性的记录，由制表人向管理者代表申请记 录编号，并报管理者代表审批，文控负责记录（表格）样本的备案（含电子版）。 5.5 外来文件资料处理 5.5.1 对外做好收文登记，在文件资料首页贴附并填写文书处理单，经批示拟办意见后，进行 归档整理。需要时承办部门可以留存复印件。 5.6 文件资料的发放 5.6.1 文件资料的发放需按需求数量进行发放。 5.6.2 文件和资料发放前需确认签名状况，编号和版本。 5.6.2.1 发放文件资料前应进行文件标识，以示文件资料唯一有效。未加标识或盖有作废章的文 件不得在现场出现。 5.6.2.2 受控标识：若属受控文件，应加盖红色受控章，并在受控章内填写持有者名称。 5.7 文件和资料的修改 文件和资料发放如需更改，由原文件编写单位填写《文件制定/修订/作废申请单》，报原 审批人审核批准，原发文单位将《文件制定/修订/作废申请单》和修改的文件按原发文手 续进行处理。 5.7.1 对文件个别内容进行修改或增补文件内容时，应采取换页的方式。 5.8 记录的保存 5.8.1 所有反恐记录保存三个月，但船务记录要保存1年，封条领用记录保存半年。 5.9 文件和资料的作废销毁 5.9.1 公司各单位对收回的作废文件资料，应填写《文件销毁记录》 在当今的信息化时代，文档资料的管理和控制对于维护企业信息安全、提升工作效率具有举足轻重的地位。尤其是对于科技公司而言，一个严密的文件资料控制程序是确保信息有序流动、防止数据泄露和滥用的关键。本文档《文件资料控制程序》详细阐述了文件从编写到销毁的全流程管理，旨在实现企业保安制度的规范化、标准化，确保每个工作环节都有据可依，保障了企业信息管理的透明化和可控化。 文件资料控制程序的首要目标是通过确立统一的管理框架，让公司所有保安制度、文件和资料的管理有条不紊，从而在内部形成一套严谨的信息流通和处理机制。其适用范围广泛，涉及公司所有的保安制度和文件资料管理，包括规章制度以及各种记录表格。通过这一程序，公司可以确保所有书面文件资料都是最新、有效且符合公司规范的，这对于维护公司运营的正常秩序至关重要。 程序中对于术语和定义的界定，为文件资料管理提供了明确的基础。制度（程序）是规程性文件，需要公司成员共同遵守；规章制度泛指公司各种制度、规定、办法；而记录则是指对某项活动进行的记录，是事后追溯活动完成质量的证据性文件。这些定义有助于进一步细化职责分工，明确各部门和个人的具体职责。 职责权限部分则详细规定了总经理、管理者代表、各部门负责人以及文控部门在文件资料管理中的职能和权力。每位负责人都有其明确的职责，从文件资料的编写、审核、校对、发行、保管到监督检查，每个环节都有专人负责，以确保文件资料的管理既严谨又高效。 文件资料的编写格式和撰写内容要求体现了程序对于细节的重视。比如规定了用纸标准、章节和条目的编排规则以及字体排版的标准，确保所有文件资料在格式上的统一性和专业性。文件资料的审批程序、记录审批、外来文件资料处理、文件资料的发放、修改、保存以及作废销毁等方面的规定，共同构成了一个完整的文件管理生命周期。每个环节都有严格的审批和流程控制，确保了文件资料在发布、使用和废弃过程中的安全性、准确性和完整性。 文件资料控制程序通过规定从编写到销毁的详细流程，确保了企业内部信息的安全和有效管理。该程序不仅有助于提升工作效率，防止信息错误或丢失，而且通过文档的标准化和规范化，进一步提升了企业的管理水平和市场竞争力。通过这一程序，公司能够更好地维护其专业形象，确保其业务流程的顺畅和高效，为企业的长远发展奠定坚实的基础。