《文件控制程序流程图》 责任部门/人员 输入 主要流程 输出/输入 部门 ----------------------- 文件收集 文件编制 质量管理部 相关部门 1. 标准的要求； 2. 法律法规要求； 3. 员工能力水平； 4. 管理要求； 5. 顾客要求； 6. 过程控制要求； 7. 管理体系的要求。 顾 客 相关部门 总经理 管理者代表 各部门主管 质量管理部 受控文件清单 状态识别 相关部门 文件审批 相关部门 质量管理部 文件资料归档登记表 文件归档 质量管理部 相关部门 文件发放/ 回收登记表 受控文件发放 适用吗？ 质量管理部 相关部门 N 质量管理部部 文件更改ࠀࠂࠊࠐ࠘ࠢࢨࢪࢬࢮ N OK？ Y 质量管理部 相关部门 质量管理部 质量管理部 相关部门 质量管理部 文件更改申请单 Y 质量管理部 相关部门 行政综合部 外来文件登记表 相关记录 质量管理部 相关部门 质量管理部 相关部门 质量管理部 相关部门 文件使用前管理 质理管理部 文件使用管理 文件发放登记表 文件使用 质量管理部 借阅登记表 借（查）阅文件 质量管理部 文件归档管理 01文件控制程序流程图全文共1页，当前为第1页。 图示说明： 流程路线 信息路线 项目资料 《项目开发程序》
文件控制是质量管理中的关键环节，它确保组织内部使用的文件始终保持最新、准确且适用。这份《文件控制程序流程图》详细阐述了文件从收集到归档的整个生命周期管理过程，旨在提高工作效率，保证文件的合规性，并确保所有相关方都能获取正确的信息。
1. 文件收集与编制：文件控制流程始于文件的收集，这包括对标准、法律法规、员工能力、管理需求、顾客需求、过程控制要求以及管理体系要求等多方面信息的汇集。质量管理部负责文件的编制工作，以满足这些需求。
2. 文件审批：文件在编制完成后需经过相关部门的审批，确保其内容的正确性和适用性。审批环节可能涉及顾客、各部门主管以及总经理和管理者代表的参与，确保所有相关利益者的关切都得到考虑。
3. 状态识别与受控文件清单：质量管理部负责维护一个受控文件清单，记录文件的当前状态，以便追踪文件的版本和更新情况。状态识别有助于区分有效文件和过期文件，防止使用错误版本。
4. 文件发放与回收：文件发放需通过文件发放/回收登记表进行记录，确保文件被正确分发至需要的部门，并能及时回收。同时，质量管理部会评估文件是否适用，如果需要，可以进行修改或更新。
5. 文件更改管理：当文件需要更新时，质量管理部将接收文件更改申请单，经过审核（OK？Y），并由相关部门协作完成更改。更改过程应确保符合标准和法规要求，同时更新受控文件清单。
6. 文件使用管理：文件使用前需要进行管理，确保使用者了解文件内容及使用规定。文件使用管理包括文件的日常使用、借阅（查）以及归还，借阅登记表用于跟踪文件的流通情况。
7. 文件归档：文件资料归档登记表用于记录文件的存档信息，质量管理部负责文件的归档工作，以保证文件的安全存储和长期可追溯性。行政综合部负责外来文件的登记，确保外来文件的有效管理。
8. 文件使用前后的管理：文件使用前进行必要的管理，确保文件内容符合当前要求，而文件使用后则需要通过借阅登记表记录使用情况，便于文件的追踪和管理。
整个流程图通过流程路线和信息路线清晰地展示了文件从创建到废弃的整个生命周期，有助于优化文件管理，提高组织的效率和质量管理水平。同时，结合《项目开发程序》，这一流程对于项目管理也有着重要的指导作用，确保项目文件的准确性和一致性。
