九公司文书收发作业规范.doc

【九公司文书收发作业规范】是针对企业内部文书管理工作制定的一套标准流程，旨在确保文书的有效、安全、及时地处理。以下是对该规范的详细解读： 1. **主管部门**：所有的外来文书由总务部的文秘室统一负责接收，确保文书管理的集中化和规范化。 2. **处理方法**： - 文秘室需将公司文书与私人文书明确区分，避免混淆。 - 对已送达的公司文书，文秘室应在空白处盖章并注明收文日期，以示已接收。 - 对于重要或绝密文书，仅在封面盖章并注明日期，以保护文档的机密性。 3. **文书登记**： - 重要的、未开启即判断为重要的、或夹带重要物品的文书，以及专人传递、标有“绝密”或“亲启”的文书，都需登记，以便追踪和管理。 4. **电报、快递文书处理**：这类紧急文书需优先处理，不得延误，确保信息的快速传递。 5. **公休日文书**：非工作时间到达的文书由值班人员接收并在上班后第一时间移交给文秘室，确保文书不延误。 6. **文书分发**： - 写给各部门的文书直接分发给部门主管，重要文书则直接送交接收人，如有需要，部门主管代为转交。 - 文书中的附件或附品必须完整送达当事人，私人信件同样需要准确送达，特殊情况可允许代理人领取。 - 领取文书者需在登记簿上签字确认，确保责任明确。 7. **回复机制**：各部门收到文书后应及时向文秘室反馈，确认已收到需要回复的文书，提高工作效率。 8. **文书退回**：错误分发或非本部门接收的文书应立即退回文秘室，由文秘室重新处理，防止信息误传。 9. **电报电话记录**：电报接收后在文书登记簿上记录，电话信息通过电话记录传票记录，但普通电话无需正式记录，简化日常操作。 这套规范旨在提升公司内部信息流通的效率和安全性，通过明确的职责分配和严谨的操作流程，降低错误率，保障文书工作的顺畅进行。在实际应用中，还需要根据企业的具体情况进行调整和完善，以达到最佳效果。