人事档案保管制度
□ 目 的
第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企
业机密
的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。
第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。
第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档
案材料
的前提和保证。
□ 人事档案保管制度的基本内容
建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材
料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。
(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料
进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体
位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。
(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。
检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀
等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误
等。
检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：
——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：
——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
人事档案管理制度是企业管理中至关重要的一个环节，它涉及到企业内部员工信息的安全、完整以及有效利用。这个制度的主要目的是保守档案机密，维护档案材料的完整性，以及方便档案材料的使用。在现代企业竞争中，人事档案往往包含敏感信息，如员工的个人信息、绩效评估、薪酬记录等，因此保密性至关重要。
人事档案管理制度的基本内容涵盖五个主要方面：
1. 材料归档制度：新生成的人事档案材料应及时归档，经过鉴别、分类、登记后再放入档案，确保档案的系统性和完整性。
2. 检查核对制度：定期或在特殊情况（如突发事件、档案疑问、发现损害）下进行档案和保管环境的检查，以确保档案的安全和完整。
3. 转递制度：在员工调动等工作变动时，按照规定的程序转递档案，包括取档、注销、填写通知单、包装密封，并通过安全渠道转递，收档单位需确认并回执。
4. 保卫保密制度：设立专门的档案保管人员，配备必要的安全设施，如防火、防潮设备，保持库房整洁，禁止无关人员接触档案，确保档案的安全。
5. 统计制度：定期对人事档案的数量、收集补充情况、整理情况、保管情况、利用情况、库房设备状况及工作人员情况进行统计，以便于管理和决策。
此外，人事档案的利用也有相应的制度，包括设立阅览室供查阅、有限条件下借出使用和出具证明材料。查阅、外借和出具证明材料都需遵循严格的手续，如查档报告、借档报告的撰写，单位盖章，负责人签字，以及人事档案部门的审批，以防止档案的滥用和泄露。
人事档案管理制度是确保企业内部信息安全管理，维护员工权益，保障企业正常运营不可或缺的制度框架。通过科学合理的管理，可以提高档案的利用效率，同时保护企业和员工的合法权益，促进企业的健康发展。
