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众诚石油连锁有限公司实施 ERP 案例分析

第 3 章案例企业实施 ORACLEERP 系统介绍

3.1 案例企业背景

众诚石油连锁有限公司成立于 1992 年，到 2003 年时众诚连锁全面进驻辽宁市

场，一举投标中标获得沈(阳)大(连)高速公路井泉服务区、甘泉服务区、

西海服务区、熊岳服务区、复州河服务区、三十里堡服务区，以及盘锦至营口

高速公路上的辽河服务区，共 7 个服务区汽车修配厂的经营权。众诚连锁加油站

每年以 5606 的速度增长，加油站总数己达 54 个，仅市内公司就增加了 22 个。众诚

连锁己成功登陆双阳、农安、德惠、松原及铁岭、沈阳、丹东市场，并摸索和

总结出了一套较为成熟的发展县级城市以及公路沿线加油站市场的成功模式;

成品油储存库由原来的 1 个增加至 3 个，储量由原来的 2 万立方米增加到近 6 万立

方米，形成了长春、沈阳、丹东三个众诚连锁油品配送中心，实现了从为顾客

提供餐饮、汽修、养护、超市、电脑洗车等城区内综合配套服务区;以城市汽

车燃气为依托，以岭东、交电加气项目为标志，初步形成了发展汽车燃气销售

业务的格局，拥有客户 1000 余户，日加油加气车车辆 2 万辆，液化气日销售 5 吨:

年销售额近 10 亿元。

众诚石油有限公司总部设有财务部、信息部、经营部、站管中心、总经理办

公室、采购部、人事部等部门，负责长春市内加油加气站及油库、气库、车队

的直接管理，以及高速公路公司、辽宁分公司、丹东分公司、北京分公司的间

接管理，实行二级核算，统一配送的管理模式。由于业务繁多，各站分布在长

春市内不同地区，站内与油库、车队等各配有一个核算员负责统计数据，统一

上报到总部，再由财务人员重新录入进行入账处理。总部财务人员约为 8 人，在

2003 年前一直使一套在 DOS 操作系统上的财务核算软件，仅能进行简单的账务处

理和报表生成，没有数据统计及分析功能。

油品行业由于国家实行垄断经营，油品批发主要在中石油、中石化二大国有

企业，无论是油源保障、油品质量、网点分布等，都占有绝对优势。众诚为争

得一席之地，实行了加油加气累计积分，积分可随时兑现用于购买各站内销售

的各种商品;客户办理积分卡，用于登记客户信息，不同级别的卡享有不同的

折扣，并可享有多项免费服务等多种销售举措。经过多年的坚持，拥有了一定

数量的固定客户群体。随着市场的发展，客户的不断增加，原先由核算员手工

统计登记，再汇总上报公司财务部，财务部再进行入账处理的手工账务处理模

式，越来越难以及时反映公司经营状况。又由于在加油加气站是 24 小时营业，

全年无休，劳动强度较大，人员素质偏低，核算员大多是由收款员提拔，很少

经过专业的财务知识培训，数据统计准确性较差，二次录入又容易产生误差。

如何能够实现将这么多繁杂的业务数据，及时、准确、全面、完整的反映出来，

并按企业管理的要求，生成不同级别、不同类别的报表、真实的进行财务处理，

是摆在长春众诚领导人面前的一个难题，也是对财务人员的一个重大的考验。

众诚连锁管理层，一直在探索用计算机代替手工进行数据处理，并在财务部

下面，设立了信息部，招聘了多位开发人员，先用 FoxPr。开发了一套前台业务

处理程序，将大量的客户加油信 J 息、进行了处理，并生成汇总数据。但是，这些

数据都保存在各个站内，上报到公司财务部的还是由核算员填写的手工汇总报

表，财务人员再将汇总数据录入到财务软件中，进行账务处理，所能得到的仅

是简单的报表。而总部发生的各种经营及管理费用，也是直接录入生成凭证，

再生成报表。由于财务软件的功能限制，报表仅能一个月生成一次，生成的报

表其他部门领导和企业高层决策人员还需要财务人员进行解释。众诚公司的财

务总监从 2000 年开始，就开始寻找这样一款管理软件，希望能达到与公司发展

需要相适应，实现以下功能:

(1)能够实现网上录入，以使分布在不同地点的各站点，能同时使用一套

软件，保证功能统一。

(2)能够实现数据共享，公司总部和站内都使用同一套数据进行核算和统

计，以保证数据统一。

(3)可以根据设定，生成不同层次的报表及列报，满足不同管理人员的需

(4)实现不同经营实体的成本核算，如油品的油库成本、站内成本;车队

的成本核算、商品销售、管理部门的核算等多种经营模式的核算。

(5)传输数据，无论是业务层次、财务层次、管理层次，都能利用一套基

础数据，生成各自需要的报告，以使信息统一。

3.2ORACLE 公司及其 ERp 简介

3.2.1ORACLE 公司及其 ERI，简介

Oracle 公司是全球最大的信息管理软件及服务供应商，成立于 1977 年，总部

位于美国加州 Rewo。dShore，现有员工超过 3 万人，服务遍及全球 145 个国家和

地区。oracle 公司提供数据库、开发工具、财务管理、制造、分销、决策支持

和电子商务等应用产品，并提供全球化的技术支持、培训及咨询顾问服务。

oraCleE 即应用系统包括财务、供应链管理、制造、项目管理、人力资源及

市场和销售等多个模块，通过各模块的实施，能够实现企业物流、资金流、信

息流的统一，曾荣获 Datamati。n1977 年最佳产品，现己被全球 5000 余家户使用。

oraCle 公司于 1985 年进入中国市场，1989 年在北京设立代表处，1991 年成为

第一个在中国设立独资公司的外国软件厂商，1994 年 oraCle 成立了由中国大陆、

香港、台湾组成的大中国区，增强了 oracle 华语地区间的合作。现在，份 aCle

更以全球一体化的魄力，充分利用 oraCle 公司全球资源，向客户提供更高质的

服务。

3.2.2ORACLEE 砂财务管理系统及特点

1.ORACLEERP 财务管理系统简介

ORACLEERP 财务管理系统是 ORACLE 公司 1989 年第一个发布的模块，也是

ORACLE 公司应用产品系列的核心模块。主要有总账管理模块、应收账款管理模

块、应付账款管理模块、资产管理模块、现金管理模块等。ORACLE 财务系统是

建立在基础财务工作之上，不仅具备了现有的财务管理软件的优点，还有其独

特之处，就是把物流、供应链、人力资源等事物与资金流充分的结合起来，形

成了先进、全面的信息管理系统，而且是一个大规模，高级的集成模块。相对

于其他软件，ORACLE 的功能更强大，数据库更丰富，运算效率更加快捷，适用

性更加灵活，应用范围更广。

2.ORACLE 财务系统的主要特点如下

(1)财务计划的核心作用在于分析预算和实际执行情况的差异并帮助作出

必要的调整。这在传统财务系统中是比较薄弱的环节。利用 oraCle 的总账和

finanCialanalyzer 模块，可以做到公司级和部门级的预算和预测，并且能支

持自上而下、自下而上以及分布式的预算生成。

(2)ORACLE 财务系统能支持企业集团、跨国公司内不同类型企业的财务报

表合并。能对多账套、多币种和多会计日历的报表进行合并，并可以对科目的

余额进行追溯至原始业务的凭证。

(3)利用 financialanalyzer 模块，企业各层次员工及外部有关人员在得

到授权的前提下，可以对财务数据进行建模分析。更复杂的财务分析可以利用

在线数据分析处理工具(。lap)进行多种角度的数据建模。例如，可以将销售

数据分别按照地区、产品类、销售员进行比较，并对影响销售的各因素(如价

格)进行敏感性建模分析，从而得到科学的决策。

(4)财务管理和控制集中体现在对费用的管理上。。raCle 的采购、应付账

款，和固定资产模块的集成性既减少了费用数据的重复录入，也能自动地收集，

形成报表供有关人员分析和评估。

(5)ORACLE 的应收账款模块可以处理多币种和多国税制以及多种付款方式，

使得应收账款的管理实现了对全球化经营的支持。

(6)企业的现金管理涉及到财务的各个方面。。racle 现金管理模块与应收

账款模块，应付账款模块和总账模块是集成的，并提供与银行的数据接口，从

而形成了一个能支持多币种、自动银行对账的现金管理体系。

(7)ORACLE 的固定资产与采购、库存、总账等模块相互传递有关资产和设

备库存的信息，保证在系统中维护准确的资产数据。系统能支持各种资产的折

!日、重估、清理的会计处理和财务报表，为企业的确定有利的资产管理策略提

供服务(张雁翎，2006)。

3.3 案例企业实施 ORAcLEERp 的情况

33.1 选择原因

众诚公司发展到 2003 年，越来越感觉到信息处理的重要性，开始在全国范围

内调查了解各种管理软件，发现 ERP 软件中的财务管理模块，提供了世界上最先

进的财务管理理念，且可以分别建多个公司账套，这些正是企业所需要的，那

么，选择那一家的 E 即软件呢?在 2003 年 5 月，甲骨文公司在北京召开推介会，

在国内推出一款简版汉化的 ORACLEgi 应用系统软件，基于浏览器的应用，只要

有工 E 就可以访问系统，实现了不同网点的共享使用，在各种功能介绍上，尤其

是财务管理模块方面，都能满足众诚公司的需要。出于对国外管理经验的认可，

及国内软件尚没有能够完全实现所需功能等原因，经过多次协商，由北京汉鼎

信息技术有限公司做为实施顾问方，从 2003 年 9 月开始正式进行实施，2004 年 1

月正式使用。

3.3.2 前期调研

北京汉鼎信息技术有限公司，作为 ORACLE 简版 E 即在国内的主要实施顾问方，

先期选派了 2 人组成的调研小组，对众诚公司进行了先期调研，共发出调查表 30

份，在公司从高层管理人员，到基础操作人员，各个不同的使用阶层进行了书

面调查及面对面讨论，经过并根据众诚公司的实际情况，选择使用的财务管理

模块及配合的主要模功能有:销售管理;采购管理;固定资产管理;成本管理;

应收账款管理、应付账款管理、总账管理、报表管理等 8 个模块。

根据众诚公司的要求，汉鼎编写了 ERP 财务管理模块实施手册，并进行了针

对不同层次人员进行了三期培训，于 2003 年 9 月开始进行正式实施。

3.3.3 项目实施

从 2003 年 9 月到 2003 年 12 月，众诚公司举行了三期不同阶层人员的 ERP 实施培

训，培训每期时间为三天，主要讲解 ORACLEERP 财务管理模块及相关系统的基

本功能、操作方法。培训人数共计 100 余人。采购了专用数据库服务器 1 台，备

份数据服务器 1 台，终端机 50 台，共计花费 100 万余元，从 2003 年 10 开始进行统

一物料编码、基础数据录入。2004 年 1 月份正式使用。具体实施措施如下:

(1)成立项目组。由财务总监做为总负责人，信息部为主要技术支持，财

务部为主要实施部门，财务部、采购部、经营部、站管中心及各站、库核算员

等所有涉及数据采集人员为主要操作人员，在项目实施顾问的统一指导下，进

行系统上线工作。ERP 是一项系统工程，涉及到企业的方方面面，企业信息化的

过程也是一个业务流程再造的过程，必须涉及到各岗位的职责变更，因此需要

企业高层领导的参与与指挥，各部门通力合作，才能是项目成功的保证。

(2)统一流程、统一实施。由各部门负责人及主要工作人员在实施顾问的

指导下，对所有的业务流程进行梳理，与软件功能进行对照，找出适用与非用

之处，然后进行对流程进行修正，根据软件流程进行新的业务流程的变动。企

业在原来的管理上很多都是临时决定的，尤其是大多数营销流程因为客户的不

同，办理程度也各不相同，业务的轻重缓急，都在领导一念之间，而 ERP 要求所

有的业务都要符合软件上规定的流程，因为就要根据企业的实际情况与软件进

行结合，找出最佳解决方案，即保证使企业的运转不受重大影响，又需要满足

软件的要求。

(3)统一编码。科学的编码体系是 ERP 系统顺利运行的基础，作为一个企业

就离不开物资、设备、部门、人员等，要进行计算机管理就需要一系列的原材

料编码、辅助材料编码、设备编码等。编码时，即要考虑程序的要求，又要考

虑使用人员的方便，还要符合相应的财务要求。

(4)分项培训。根据不同人员的操作层次，进行三期培训，分别系统基本

原理培训、审批层操作培训、业务层操作培训。在培训的同时，进行练习操作，

并根据实际工作情况进行模拟，以保证实际使用的熟练与准确。

(5)初始数据准备。初始数据的准备包括二方面工作，一是按软件要求，

将物料信息、客户信息、采购信息、等编码与名称录入初始数据，另一方面是

将前期的财务数据、库存数据录入。初始数据的准确性、完整性是保证系统使

用的关键。公司将 2003 年 9 月开始与原财务系统并行使用，从 2004 年开始，完全

使用 ORACLEERP 财务管理模块进行运行。

(6)系统运行。对试运行中出现的问题进行解决，在正式运行时，密切关

注各网点数据的上传及时性及准确性。

3.3.4 模块使用情况

从 2004 年 1 月开始，众诚石油各连锁加油加气站、油库、车队、液化气站、

公司采购部、财务部开始正式使用 ORACLEERP 财务管理及相关系统模块，财务

管理系统主要包括:总账、现金管理、应收管理、应付管理、固定资产管理;

相关系统主要包括销售管理、采购管理和库存管理。

一共建立了长春公司总部、高速分公司、沈阳分公司、宽甸分公司、领导查

询等五套账务系统。

1.总账模块

oraCle 总账模块是整个财务系统的核心，是系统内所有财务往来的汇集地，

其他子模块内的财务和现金活动都将最终反映到总账模块，一般涉及财务的业

务通常被输入到子模块中，例如:对客户的销售发票和收款输入到应收模块，

向供应商的采购发票和付款记录在应付模块，之后，子模块上的财务信息(会

计分录)都将通过标准转换程序转账到总账模块中，对于未输入至任何子模块

中的业务，可以采用输入日记账的方式直接输入。总账的主要作用是记录公司

的财务活动及生成财务报表和管理报表，总账系统提供了多种类型的报表和列

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