《海纳百川·藏书博览》
简装书库·社会科学总论:社会学、
人口学、管理学、人才学、
决策与智谋
(管理学)
流金岁月
—时间管理艺术
02
编著:王林
上海市黄浦区教育信息中心
《流金岁月——时间管理艺术》
驾驭每一天的分分秒秒
善用每分钟的人,即使活到 30 岁,他的实际寿命也要比一
个一生只知吃饭、睡觉的 80 老头来的长久。
一、起床到午餐时段的活用
□起床时间的使用法
○使用你喜欢的音乐“叫醒你”,可以提高一天的工作效率
有道是“一日之计在于晨”。早晨能否在愉快中醒过来,对这一天
的工作有决定性的影响。不过,这个世界就有很多“害怕早晨”的管理
者。别说是在愉快的气氛中醒过来,就是闹钟响了几十遍,仍然对枕头
恋恋不舍者也大有人在。对这类管理者来说,早晨的起床变成了痛苦的
差事。
为了能在愉快的气氛中起床,就要尝试一些好办法。譬如,利用录
音机录一首自己喜欢的音乐,只要在床头放置一部录音机,按下定时开
关,到了起床时间,音乐就会自动地播放出来,就能在朦胧的梦境中听
到音乐,很自然地清醒过来,起来后的心情也非常愉快。最近,录音机
增加了种种的功能,音响方面也出现了很多高性能,使用起来十分方便。
对闹钟的声音深恶痛绝的人,即使枕头旁放置好几个闹钟,仍然无济于
事,不妨试试音乐催醒法。如果你是古典音乐迷,就录一首贝多芬的“命
运交响曲”。当激昂的乐声响起来时,你的睡意立刻会飞到九霄云外去
了。此种方法,也可当成睡眠学习法使用。例如学法律的人可录一段法
律的资料,学外语的人,则可录一段外语教学的课程等。在参加资格考
试时,若用这种方式,会获得良好的效果。
○在早晨的被窝中考虑“今日要做的事”
从醒来到洗漱,吃早点,到走出家门的这一段时间,可说是一天中
最忙乱的时段。除非特别早起,否则的话很难从容地度过这一段时间。
善于利用时间的管理者一般把早晨的这一段时间,分割成两段使用,即
从睡醒到掀开棉被下床为第一个阶段,漱洗吃早点到走出家门为第二个
阶段。
为什么要区分呢?无非是想把它们用于不同的目的罢了。第一段是
从睡醒到掀开被子下床的时间。善用时间者醒来后并不是立刻就下床,
而是在棉被里考虑当天预定要做的工作程序,甚至思索及处理悬案,等
有了头绪时再下床。其每一天的行动,几乎都是在床上决定的。这种作
法,有两个好处:第一、寝室里没有妨碍思考的声音,可以使人宁静而
沉着地思考。在这一段时间里,只有一个人在寝室里,绝对不会受到干
扰;第二、在被窝里躺卧时,因为姿势不受拘束,以至很容易产生构想。
逢到工作方面受阻而一筹莫展时,不妨在早晨的被窝里想想,往往就能
找到解决的办法。
或许有些管理者会认为:与其懒在被窝里,不如干脆下床。不但能
使头脑清醒,思路也会比较敏捷。如果你属于这一类型。那就干脆爬起
来吧!
○在早晨的“杂用时间”里,跟孩子联络感情
从起床到走出家门的这一段时间,称为“杂用时间”。在这段时间
里,必须尽快地洗漱吃早餐。对忙碌的管理者来说,稍微磨蹭,可能连
早点也来不及吃。不仅要尽快地做完杂事,同时还得跟平常很少见面的
孩子联络感情。不过,并没有必要为这件事特别花费时间,只不过是一
面穿衣服、漱洗或者吃早点,一面跟孩子说话。像漱洗、换衣服等动作,
可以自行地延长或缩短,只要留心的话,可以尽量地节省时间。如此,
就可以把多出来的时间,用于有意义的工作方面。
关于这一点,每夜管理者都从办公室打电话回家,通过电话跟孩子
长谈。因为管理者每天几乎都在深夜才能回家,那时孩子都已经睡着了,
根本就不可能跟他们交谈。靠电话也可以联络感情。平常很忙碌,没有
机会跟孩子碰面,不妨活用早晨的“杂用时间”,并且试试夜晚的“电
话作战”。在与孩子亲近时,忘记工作,放松心情,一天的工作干劲也
源源而生,可以说是一举两得的事情。
□身边物品的管理法
○身边物品放在一起,如此就不必东找西寻
为了合理地使用时间,平常得整理好带在身边的东西。很多管理者
老是带着皮包或纸袋,不但“运”起来不方便,更有忘记带东西的危险。
逢到东西很多,又必须取出使用时,也会感到十分不便。如果你时常出
差,日常必须携带的东西主要有书类、稿纸、纸夹、文具、钱包、地图、
预备用的眼镜、雨伞、笔记本、小型录音机和时间表等。为了“收容”
这些东西,不妨使用大型的拖曳式旅行袋。这个袋子被分隔成六个空间,
可以根据用途分别放置各种物品。就算在黑暗里,也可以轻易取出必要
的物品。只要把日常必要物放入这个“乾坤袋”中,不管在何时何地,
都不致于感到慌张。就算临时有急事,得马上出差,也不必再回家或办
公室,就可以直接外出。万一必须到国外出差,只要加上护照,就可以
直接奔机场。只要有这种袋子,就不必携带别的东西,自然也就不会忘
记东西。
○建立能够自动地检查“忘怀之物”的体系
对于外出必须携带的东西,要在前一天完全准备好。即使想得很周
到,有时仍免不了忘记东西,为了防止忘记携带东西,必须建立一种检
查“忘记”的体系。一般人通常都喜欢把车票、手帕、钱包等放置于上
衣的几个口袋里,换洗衣物时很容易忘记携带。每天早晨检查起来非常
费事。因此,口袋里不要放置东西,凡一切必要之物,全部放置于袋子
里面。
□报纸的阅读法
○凭标题找出你想阅读的那一页,其余的都扔掉
对管理者来说,报纸是重要的信息来源。虽然如此,相信没有管理
者能在早上就把好几张报纸完全都看完。除非整天无所事事的人,否则,
不可能有那么多的时间,同时也没有那种必要。其实,只要阅读那些对
你有用的信息就行了。
在上班以前,大略地翻看家里所订的报纸,不必阅读内容,只看标
题就行;再选择对你有用的新闻,连同日期把该部分撕下来,其余的可
以扔掉。经过这一步骤,那么厚实的一叠报纸,只会剩下那么一点点。
这种方法有点“不文明”,对循规蹈矩的人,或许会感到不习惯。不过,
只要每天都重复着“撕”的动作,你就会感到那并非野蛮的做法,而且
“撕”的手法也会颇为上乘。如此撕下来的报纸,可放入皮包里面,待
搭车时慢慢地阅读。有时,在车站购买报纸,进入车厢时,就要用手把
自己需要的部分“撕下来”。如果在乎别人的眼光,打算到公司后再撕
下来的话,很可能会忘记。对于那些撕下来的报纸,只要你认为可做为
参考,即可交给秘书修剪整齐,填上日期复印,再依不同的类别,各自
归档。
○看报纸的书籍广告,购买自己需要的书
有关书籍的信息来源很多,不过,以新书方面的广告来说,当以报
纸的书籍广告最容易利用。一般的商品广告以形象为主体,而书籍的广
告都是具体地表现它的内容。正因如此,就算没有时间到书店,凭广告
也可以做某种程度的判断。
具体来说,可以几种方式活用报纸的广告。每天早晨看报纸的书籍
广告栏,碰到需要的书本时,就立刻把广告撕下来。对于必须急着购买
的书籍,就会打电话到办公室,叮咛秘书到书店购买。如不急着购买,
就把书籍广告拿到办公室,再以相同的方法购买,不是立刻必需的书籍,
则可以把广告分门别类地归档,一旦需要时,就可以很快地找出来。对
于广告的剪报,必须记载广告的见报日期。这样做的目的无非是在购买
书籍时,不必浪费无谓的时间。如今出版物相当多,非畅销书在书店往
往很快就被淘汰掉,想购买时,根本就没有那种书籍,甚至连何时发行
也浑然不知。在这种情况下,如能保存广告,也可以询问出版社,自然
可以节省很多时间。
□上班时间的使用法
○如果走到公司只需 10 分钟,就每天徒步
有不少管理者,早晨一心一意地做体操,甚至慢跑。如果是有兴趣
的话,那就没有话说,假如是勉强地做,那就不太合理了。虽然那是很
不错的运动,可是在那一段时间内,只能从事运动,并不能同时做些其
它工作。
如果利用去上班的时间兼运动,就可以节约时间,又能够同时做别
的事情。至于耗费时间甚多的运动,像打高尔夫球等,由于会剥夺工作
的时间,多数人敬而远之。为健康着想,管理者与其两周做一次或者两
个月做两次激烈运动,不如每天早晨步行 10 分钟。想做一件跟平常不同
的事情,必须具有坚定的意志,而早晨步行 10 分钟采用的运动方式,只
要持续地走下去就行了。
○早一小时出门,即可有效地活用乘车的那段时间
由于住宅问题的恶化,管理者的家离市区越来越远,以致去上班的
时间也无形中加长了很多。现在单程需要耗费一二小时已是司空见惯
了。既然耗费于上下班的时间如此漫长,那就应该好好地利用这一段时
间,如果在胡思乱想中度过,那实在是太浪费了。一小时的时间可以阅
读很多的报纸和书籍。日积月累下来,知识和信息的吸收将非常的可观。
为了利用上下班的时间,必须避开高峰时间。如果不能把上班时间
挪后,则可以提早上班时间。大都市交通的高峰时间,大致是从 7:30 到
8:30 之间。因此,只要提早一小时出门,就不难活用这段时间。虽然只
是一小时的时间,但累积一年下来就相当的可观。
○在上下班时间养成看笔记本的习惯
早晨检查当天的工作时间表,是管理者的必要功课。确定一下商谈、
会议、跟某人面谈的事,是否记载于工作时间表里,再划分当天工作的
次序,考虑应该如何指挥部属。为了使一天的业务顺利进行,这些作业
是不能缺少的。
在上下班的车里,一定要检查笔记的时间表栏。早晨,检查当天的
预定工作表。夜晚,则一面检查当天有否没有做完的工作,然后再计划
明日的事。每天只耗费 5 分钟做这种事就足够了,工作效率将大大地提
高。
○手表的妙用
在车厢里面,一旦看书入了神,往往会过站而浑然不知。然而,如
果一直想着下车的时间,那就没有办法集中精神阅读。
这两种情形都对管理者不利,因此,在车厢阅读书籍,或者撰写稿
件时,要把手表的“闹钟”拨到下车的几秒钟以前。经过如此安排以后,
就算乘车时间只有 10 分或者 20 分钟,也可以集中精神读书。逢到疲倦
时也可以小睡片刻。除此以外,手表还有多种功能,有的手表不但会“叫
醒人”,同时还能做简单的计算。
对于一个管理者来说,与其戴用价格昂贵的手表,不如戴用实际而
多功能的手表。在戴用手表时,不妨学习女性,也就是把字盘朝向手腕
内侧,如此会给你莫大的方便。例如在车厢里阅读时,只要稍微移动视
线,即可获知时间。逢到谈生意时,也可以在对方不察觉之下,确定时
间。
○厚重不方便携带的书籍,不妨拆开分成几册
根据自己的目的及用途,把书本拆开来以便携带。对于把书本神圣
化的人来说,或许会皱起眉头,不过如此做以后,反而会增大书本的利
用价值。甚至对于专业性且厚重的书籍,也可分成好几部分,再使用订
机装订。经过如此的处理,就可以把它放入皮包里随身携带,必要时,
也可以把它编成章、节。
不管是内容如何丰富的书本,如果不能在阅读以后把它当成知识活
用,那就没有任何的意义,遇到大型书本时,不妨把书本的封皮都去掉,
再把正文拆开分成小册子,使它成为容易阅读的状态。只要有时间,随
时随地都能够阅读这一本书,利用价值也能够在无形中提高。依管理者
的职业,像辞典等,必须频繁地使用的书籍,使用这个方式最为方便。
□决定工作程序的方法