房地产评估公司档案管理制度.pdf

【房地产评估公司档案管理制度】 房地产评估公司的档案管理制度是其日常运营的重要组成部分，旨在保护公司利益、保障各方当事人权益，规范估价操作流程，确保估价资料的及时整理、归档和安全保管。这一制度的建立遵循了四个核心原则： 1. 及时性原则：估价人员在完成估价报告后三天内，必须将所有必要的资料整理并归档，以防遗漏或遗失。 2. 真实性原则：档案需反映估价项目的原始信息，保证资料的合法性和真实性，作为估价依据。 3. 完整性原则：估价项目档案需包含整个估价过程的全部信息，确保可追溯性，以备后续审核或争议解决。 4. 可操作性原则：档案管理应简化流程，方便整理、保管和查找，同时满足保密要求。 制度实施的具体措施包括： 1. 估价报告台帐管理：设立统一格式的估价报告微机和书面登记台帐，记录估价报告的关键信息，自委托开始逐项登记，与信用档案保持一致，减轻上报负担。 2. 明确归档内容：估价报告的微机和书面存档分别包括估价结果报告、技术报告、现场照片等不同内容，同时要求完整的书面材料如委托书、现场勘察表、收费通知单等。 3. 归档时间要求：估价人员在出具报告后两周内完成资料整理，每月末由部门经理监督归档进度，项目负责人、部门经理和档案管理人员对资料进行审查，符合要求后方可立档入库。 4. 档案室硬件和软件建设：设立专门的档案室，实施严格的管理制度，确保档案的安全。采用手动密集架提高空间利用率，选择优质纸张和适宜装订方式。电子文档采用耐用光盘存储，有备份以防数据丢失。同时，建立和完善档案管理制度文件、编目系统和技术路线，便于查找和二次开发利用。 5. 档案借阅管理制度：明确规定了单位内部和外部借阅档案的程序和标准，确保档案的安全使用。 这些措施的实施，旨在构建一个高效、安全、规范的档案管理体系，促进房地产评估公司的专业运作，提高服务质量和风险管理能力。