办公用品管理办法.doc

文档“办公用品管理办法.doc”是企业内部管理的标准文件，旨在规范公司办公用品的采购、存储、发放和核算，确保资源的有效利用和成本控制。以下是该文件中涉及的主要知识点： 1. **适用范围**： - 办公用品涵盖员工日常办公所需的文具、办公自动化设备的耗材以及其他特殊物品。 - 该标准适用于公司本部，下属全资和控股公司可参考执行。 2. **职责分配**： - 秘书室负责办公用品的总体管理，包括费用定额的半年度核定和定额管理。 - 采购部负责外部采购办公用品。 - 文具仓负责办公用品的入库、保管、发放、建账，以及特殊物品的部分制作、发放和保管工作。 - 人力资源部每半年核定各部门的管理人员和非管理人员数量，提供给秘书室和其他相关部门。 3. **费用规定**： - 办公用品费用按秘书室设定的定额标准执行，例如管理人员和非管理人员每月有不同的额度。 - 超过一定金额（如800元或单价400元以上）的领用需总经理批准。 - 办公用品费用可在月份之间调整，年底进行结算和考核。 - 特殊物品需单独报告，经公司领导批准，不受定额限制。 4. **计划审批流程**： - 采购部负责维护和更新《办公用品价目表》。 - 领用计划每季度制定一次，由各部门根据人力资源部的人数核定和实际需求制定，并提交秘书室审批。 - 秘书室审核计划，汇总成《办公用品计划费用汇总表》报领导审批，然后分发给文具仓和各部门。 - 文具仓根据审批过的计划进行采购，采购部需要提供供应商详细信息，并及时办理入库手续。 5. **操作流程**： - 文具仓负责验收、发放办公用品，并按照财务部的规定建立台账。 - 各单位在季度初凭审批后的领用计划和领料单领取办公用品。 - 文具仓统计领用量和费用，供秘书室进行年度考核。 - 对超标单位，秘书室将采取减少发放的措施。 6. **其他管理事项**： - 文具仓每月进行盘点，对盘亏盘盈情况进行调查并向管理层报告。 - 秘书室全面监管办公用品的定额、采购、存储和领用，对文具仓进行抽查，并定期通报使用情况。 7. **相关文件和记录**： - 包括《办公用品价目表》、《办公用品领用计划》、《办公用品计划费用汇总表》和《办公用品采购计划》等，这些都是管理过程中的关键文档。 这些规定为公司的办公用品管理提供了标准化的操作指南，有助于提高效率，降低成本，确保公司运营的有序进行。通过明确的职责分工和严谨的审批流程，企业能够有效控制办公用品的使用，实现资源的合理配置。