《XX建筑标准设计研究所记录控制程序》文档详细阐述了该研究所对质量管理体系中记录的管理和控制，以确保设计过程的合规性、可追溯性及质量管理体系的有效运行。以下是该程序的关键知识点：
1. **目的**：记录控制的主要目标是提供产品、过程符合要求的证据，证明质量管理体系的有效性，同时支持产品的可追溯性，以便采取纠正或预防措施，并持续改进质量管理体系。
2. **范围**：程序适用于研究所质量管理体系运行过程中所有记录的控制，涵盖了从记录的创建到废弃的全过程。
3. **职责**：
- **总工程师办公室**负责记录管理的统筹工作，包括监督和检查各部门的执行情况。
- **各部门**负责各自部门内记录的控制与管理工作。
- **设计负责人和主持人**对所负责项目的记录控制负直接责任。
4. **受控记录范围**：受控记录是指在标准条款中有记录要求或研究所质量管理体系文件中明确要求的记录，可以是文件、表格、报告或电子媒体形式。
5. **记录编写要求**：
- 记录应真实、准确、充分且有效，满足提供证据的需求。
- 记录内容应清晰，避免涂改，便于识别和检索。
6. **记录的标识**：标识应包含研究所名称、记录类型标题、控制编号（如有）、记录编号和相关人员的签名及日期。
7. **记录编号**：
- 控制编号遵循《质量管理体系文件编制规定》。
- 形成后的记录编号由使用部门自行规定。
8. **记录的保存**：
- 归档范围内的记录按照《科技档案管理办法》和《文书档案管理办法》归档并进行控制。
- 其他记录由各部门保存，国家建筑标准设计及工程设计产生的记录则按照项目、阶段、专业分类保存，并使用设计控制文件袋标识和编目。
- 所有记录的保存期限为长期，保管和保护由各部门负责。
- 设计分包方提供的记录同样遵循以上原则保存。
9. **相关文件**：此程序引用了《质量管理体系文件编制规定》、《文书档案管理办法》和《科技档案管理办法》作为操作依据。
10. **附录A**：列出了研究所规定的记录格式一览表，包含了记录格式的名称、控制编号和相关文件，用于指导实际操作。
通过这些详细的规定，XX建筑标准设计研究所能够系统地管理和控制记录，确保其质量管理体系的高效、合规运行。同时，这也体现了对建筑设计行业的规范要求和对质量的严谨态度。
