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浅析档案信息数据库的建设

一档案信息化的相关概念档案信息数据库的概念档案信息数据库是在计算

机存储设备上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定组织方式的、

相互关联的档案信息数据的集合。相互关联、共同存取方式和一定组织方式、共

享是档案信息数据库本质的三个要素。数据库中储存的是一系列相互关联的档案

信息数据，而不是杂乱无章的数据。这些数据包括档案题名、责任者、分类号、

主题词、内容摘要等，还包括全文、图像、声音、影像等。这些相互关联的数据

是经过调查、试验、统计、整理和归纳后得到的，并经合理分类和规范化处理之

后，以记录的形式存储。二当前档案信息数据库建设的关键问题(一)明确数据库

建设目的对于档案信息数据库建设，主要用于档案目录、全文、多媒体等实体信

息，明确建设档案信息数据库是为了检索、建立档案信息管理系统的需要。(二)

实现档案目录数据库建设档案目录数据库的建设是数据库建设的第一个目标。信

息化建设的切入点和工作重心，首先是抓好目录数据库的建设。目录数据库可以

比较全面地反映档案信息，有助于实现全方位的、动态的、完整的档案信息服务。

在档案目录数据库建立的基础上，可以考虑建立档案目录中心，实现一定范围内

档案内容互补和档案信息资源整合，更大限度地发挥档案效益。三档案信息数据

库建设步骤(一)档案信息的收集档案信息的主要来源是传统档案的数字化和电

子文件。除此之外，档案机构和管理部门也是数值数据和事实数据的重要来源。

在建立相应的数据库时，必须确定档案信息的收集范围和来源，按要求进行全面

地收集。档案信息主要来源于两个方面：一是对各种以传统载体形式存在的档案

信息进行数字化处理后形成的数字副本，二是直接通过计算机生成和处理的、并

由档案机构进行收信归档的电子文件。(二)档案信息前期处理这是一项基础工作，

为数据库提供经过加工处理的数据。主要是将档案的内容特征和形式特征著录、

标引出来。著录标引必须达到规范化、标准化的要求。这是建立数据库的必要过

程，也是保证检索质量的前提条件。1、档案信息数字化数字化是指把一切信息

都变成只用 O 和 1 这两个数字组成的、用不连续的数位表示的二进制代码。档案

信息数字化是指为了使纸质档案、音像档案等以传统载体形式承载的档案信息能

够通过计算机进行管理的提供利用，而利用高速扫描技术、数据压缩技术等信息

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