软件公司AFC技术文档编制管理规范.docx

软件公司AFC技术文档编制管理规范是确保项目顺利进行的关键环节，旨在统一文档格式，规范文档管理，降低管理和编辑的复杂性。该规范主要涵盖以下几个方面： 1. **文档命名和编码规则**：制定一套标准的命名规则，确保每个文档都有唯一且明确的标识。例如，文档编号可能包含系统元素（如AFC终端设备的SLE、AG等）、文档类型编码（如CN代表中文简体）以及语言编码（如EN代表英文）。 2. **文档格式规范**：规定所有文档、表格和图表的样式，确保一致性。这包括字体、字号、页边距、标题级别等，以提升文档的专业性和易读性。 3. **目录管理**：建立清晰的文档目录结构，便于查找和索引。目录变更时需及时更新，保持信息的准确。 4. **版本和状态管理**：通过版本控制软件（如Virtual SourceSafe 6.0）来追踪文档的变更历史，确保每个版本都能被追溯，同时记录文档的状态（草稿、审核中、最终版等）。 5. **文档权限控制**：根据项目团队成员的角色和职责分配文档访问权限，防止未经授权的访问或修改。 6. **文档汇总**：定期检查文档状态，进行阶段性的汇总，以便了解项目进度和文档完整性。 7. **文档备份**：实施定期备份策略，以防数据丢失，确保关键信息的安全。 在实际操作中，文档的创建和管理遵循一定的流程： 1. **文档编号申请**：在开始编写新文档前，先通过“文档编号申请系统”获取唯一的文件编号。 2. **文档模板使用**：所有文档需使用预设的模板，不得擅自修改。如有问题，应与文档管理员沟通，由管理员统一调整。 3. **文档流转**：编写完成后，文档首先存入VSS的“个人文档库”，然后通知文档管理员接收。需要更新版本时，再次提交给管理员，由其更新版本和索引。 4. **外部文档交互**：与外部合作方如OMRON的文档交互需在《文档交互登记表》中记录，遵循命名规范，并由管理员进行格式标准化和存档。 5. **版本控制**：使用VSS进行版本管理，每个团队成员都需要安装客户端，并根据权限访问各自的文档库。 通过这些规范和流程，软件公司AFC能够有效地组织和管理技术文档，提高工作效率，保证项目质量，同时也便于团队间的协作和信息共享。