档案信息自动化系统管理若干问题的思考.pdf

档案信息自动化系统管理问题的深入思考涉及了档案信息系统的多个层面，本文将根据提供的内容，详细阐述在档案信息自动化系统管理中所遇到的关键问题及其解决策略。 一、提高档案标准化、规范化水平 在档案信息自动化系统中，档案的标准化和规范化是系统高效运作的基础。由于当前档案信息系统的标准化和规范化相对滞后，导致系统应用软件的混乱，从而影响了整体系统的效能。为解决这个问题，应提高对档案业务的规范化和标准化的重视，建立健全的标准体系，并确保这些标准得到真正实施。标准化和规范化不仅涉及档案的分类、整理和管理等程序，还包括档案信息的数字化、存储和检索等技术环节。建立和完善档案标准是一个复杂的系统工程，需要多方面的努力和协调，以便在档案信息自动化系统中实现标准化与规范化的协同进步。 二、提高档案信息自动化系统的整体水平 档案信息自动化系统的建设需要考虑整个系统的效能，而不仅仅是单个节点。这就需要将系统的纵向和横向节点都提升到一定水平，并通过网络进行联通，以发挥整体优势和提高系统的综合能力。在实际操作中，所有节点同时达到高水平是不现实的，因此应通过试点的方式，在某些单位先行提高水平，从而积累经验和推广成果。但在推进过程中，应始终注重整个系统水平的提升。 三、数据库建设是关键 数据库建设是档案信息自动化系统的核心环节。数据库系统的建立涉及到使用先进的信息技术对资料进行科学的管理，以及方便快捷的使用。建立数据库系统是一个需要经过长期建设的过程，从低到高、由单一到群体，逐步完善。当前的重点是建立综合数据库和各单位档案目录库，通过网络形成开放的分布式数据库群，从而大幅提升自动化系统的效率。 四、慎重选定技术路线 技术路线的选择对于档案信息自动化系统的建设至关重要。当前，随着微机、工作站、服务器性能的提升，网络技术的成熟，以及数据库技术和应用软件开发工具的进步，信息技术的快速发展已成为当代技术革命的主要特征。在选择技术路线时，应以先进性和经济性相结合为原则，确保所选技术符合实际需求。同时，应充分考虑技术的发展趋势，以避免设备和网络的低效利用。 五、改进管理体制 在档案信息自动化系统管理中，需实现集中统一管理与方便使用的平衡。集中统一是社会化大生产及高新技术系统管理的必要方式。在实践中，需要对管理制度进行改革，确保业务技术规范和标准，以及硬软件的选用都能统一纳入档案信息自动化系统管理的范畴中。此外，也应解决系统使用的便捷性问题，建立一个既能保证集中统一管理，又能满足分散式使用需求的系统结构。 六、发挥系统建设资金的使用效益 档案自动化系统的建设是档案部门投资较大的项目。为了提高资金使用效益，应该采取多渠道筹措资金的方式，并对资金进行项目化管理。项目论证和跟踪考核是确保资金有效利用的重要手段。现实中，存在的一个主要问题是档案信息自动化项目资金往往通过领导特批方式解决，这种方式不仅效率低下，而且对领导层造成了较大压力。因此，为了提高资金使用效率，应将档案信息自动化项目纳入国家和地方财政的长期建设发展计划中，以便得到稳定的资金来源。 档案信息自动化系统管理涉及标准化、规范化建设、系统整体水平提升、数据库建设、技术路线选择、管理体制改进和资金效益发挥等多个方面。这些问题的解决需要综合考虑技术、管理和资金三个维度，旨在建立一个高效、科学、可持续发展的档案信息自动化管理系统。