企业电子文档归档管理是指企业对自身在业务过程中产生的电子文件进行分类、整理、保存、维护和提供利用的过程。随着信息技术的飞速发展，电子文件数量急剧增长，电子档案管理已经成为了企业信息管理不可或缺的一环。本讲义旨在为企业提供一套系统性的电子文档归档管理规范，以确保企业电子档案的安全、有效、系统的管理和利用。
《指南》的制定背景在于，虽然目前存在电子文件归档相关的标准，但这些标准往往不够细致，且界限模糊，导致现有的理论和制度、标准缺乏系统性，因此有必要进行一次全面的梳理和规范。电子文件归档的必要性和意义体现在多个方面：
1. 互联网商业模式的不断创新以及互联网在中国政治、经济、文化、医疗、教育等领域的深入发展，已经形成了庞大的网民基础，电子文件因此大量产生。
2. 中国互联网进入Web2.0和“互联网+”时代，更多网民参与内容生产与文化创造，工业4.0智能制造时代，电子文件的产生更是呈指数级增长。
3. 大数据行动计划对电子文件归档管理提出了新的需求和机遇。2014年中国网络零售规模增长迅速，电子文件的归档管理与企业的电子商务发展紧密相关。
4. 国家对业务类电子文件归档有迫切需求，如会计电子档案的管理不仅关系到国家电子商务发展和信息消费需求，也是国民经济增长的关键因素之一。
电子文件归档的必要性主要表现在以下几点：
1. 提高系统性能的需要：电子文件若不归档，长期占用原系统资源，会导致服务器性能降低，影响系统整体运行效率。国际上通常的做法是数据在原系统中只保留两年，以保证系统性能。
2. 信息集成的需要：不同版本的同一系统会产生大量数据，由于格式和系统的不兼容，这些数据不能集成管理，导致信息孤岛现象严重。
3. 电子文件和档案共享利用的需要：电子档案的归档管理和利用对于企业内部知识共享、决策支持、业务活动跟踪等都有积极作用。
企业电子文件归档和电子档案管理的步骤可概括为：
第一章：电子文件归档必要性及其意义
- 探讨了电子文件归档管理的背景和必要性，包括互联网发展、商业模式创新以及大数据时代给企业带来的影响。
第二章：认识电子文件
- 理解电子文件的定义、特性及其在企业运营中的重要性。
第三章：电子文件归档管理的标准规范与制度
- 涉及现有的电子文件归档管理相关标准、规范的介绍以及制度建设的内容。
第四章：电子文件归档方案
- 讨论了电子文件归档实施的策略、步骤和技术要求。
第五章：元数据管理
- 探索电子文件的元数据信息（即描述电子档案的数据）的采集、存储和管理方法。
第六章：电子文件归档和电子档案的真实性维护和长期保存
- 分析确保电子档案真实性的技术和管理措施，以及长期保存的策略。
第七章：电子档案管理过程中的安全与保密
- 讨论电子档案在管理过程中的安全防护措施、风险防范以及保密要求。
第八章：电子文件归档和电子档案管理的策划
- 阐述制定电子文件归档和电子档案管理策略时应考虑的因素、方法和步骤。
企业进行电子文件归档管理策划时，要充分考虑企业自身的实际情况，如业务需求、技术水平、制度环境等因素，制定出科学、合理、高效的电子文件归档管理方案。在执行电子文件归档时，还需要将电子文件转化为电子档案，完成对文件的整理、鉴定和安全保存等工作，以保障企业电子文件的长期价值和有效利用。
