word 2003 长篇文章排版技巧
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2010-04-11
22:59:30
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Word 2003 长篇文档排版技巧（一）
下面就看看他是怎样用新学的技巧制作一篇几十页的长文档的。
单面打印的简单报告
这份报告要求的格式是：A4 纸；要有封面和目录；单面打印；除封面和目录外，每页的页
眉是报告的题目；页码一律在页面底端的右侧，封面和目录没有页码，目录之后为第 1 页。
设置纸张和文档网格
写文章前，不要上来就急于动笔，先要找好合适大小的“纸”，这个“纸”就是 Word 中的页面
设置。
从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【纸张】选项卡，
如图 1 所示。
通常纸张大小都用 A4 纸，所以可采用默认设置。有时也会用 B5 纸，只需从“纸张大小”中选
择相应类型的纸即可。
很多人习惯先录入内容，最后再设纸张大小。由于默认是 A4 纸，如果改用 B5 纸，就有可
能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以，先进行页面设置，可以直观地在录入时看
到页面中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改。
考虑到阅读报告的领导年龄都比较大，对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力，还可以调整
一下文字。通常，很多人都采用增大字号的办法。其实，可以在页面设置中调整字与字、行
与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰。
在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡，如图 2 所示。
选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认为“每行 39”个字符，可以适当减小，例如
改为“每行 37”个字符。同样，在“行”设置中，默认为“每页 44”行，可以适当减小，例如改
为“每页 42”行。这样，文字的排列就均匀清晰了。
设置样式
现在，还是不用急于录入文字，需要指定一下文字的样式。通常，很多人都是在录入文字后，
用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式，用“两端对齐”、“居中”等命令设置段落的对齐，但
这样的操作要重复很多次，而且一旦设置的不合理，最后还要一一修改。
熟悉 Word 技巧的人对于这样的格式修改并不担心，因为他可以用“格式刷”将修改后的格式
一一刷到其他需要改变格式的地方。然而，如果有几十个、上百个这样的修改，也得刷上几
十次、上百次，岂不是变成白领油漆工了？使用了样式就不必有这样的担心。
样式是什么？简单地说，样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一的格式，例如，
“字体”格式、“字号”格式等。每次设置格式，都需要选择某一种格式，如果文字的格式比较
复杂，就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合，它可以包含几乎所有的格
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