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本文对物流采购系统利用数据库技术,使物流管理的各个模块连接起来,加强企业内部的及时有效的交流沟通,对客户的需求做出快速反应判断,从而提高整体物流管理效率,赢得顾客信赖,为企业创益。
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第一章 概 述
1.1 项目概况
采购管理系统可帮助采购人员完成采购物料从采购计划的制订、采购申请、
采购询价、采购订单、订单跟踪等采购业务的全部过程,每一业务都能有效控
制。采购人员在向供应商发出采购令前不必像以前那样,繁琐地填写大量的各
种表格,只需审查系统所产生的每一期间内的采购计划即可。如遇生产计划变
更,采购计划相应变化。采购人员因有了及时准确的计划信息,他们可从烦琐
的事务作业中解脱出来,用更多的时间和精力来进行价值分析,选项择货源和
开发更多的合格供应商。有效地监控采购计划的实施及采购成本的变动情况,
帮助采购人员选择最佳的供应,确保采购工作高质量、高效率、低成本地执行,
使企业处于最佳的供货关态。
改采购系统利用数据库技术,使物流管理的各个模块连接起来,加强企业
内部的及时有效的交流沟通,对客户的需求做出快速反应判断,从而提高整体
物流管理效率,赢得顾客信赖,为企业创益。
1.2 主要研究结论
采购是企业物资供应部门按已确定的物资供应计划,通过市场采购、加工
订制等各种渠道,取得企业生产经营活动所需要的各种物资的经济活动。无论
是工业企业还是商业企业,“采购”业务的状况都会影响到企业的整体运营状况 。
过多的库存,会使企业产生下列不良影响:一、产生额外的库存管理费用,如:
仓库租赁费、保险费等。二、造成资本的僵化,使周转资金紧张。三、过多的
库存,会因陈旧而变成废料,或削价出售,导致收益的恶化。虽然库存发生的
原因可能来自生产过程,但是管理不善的采购作业所导致的生产缺料或物料过
甚仍会造成企业无法计算的损失。
而采用采购信息系统后,将产生以下几点优势:1)如有发现价值的功能,
能够买到最便宜的东西,能即时成交;2)能杜绝分属运营店将采购额化整为
零,私下零星采购,做到无一漏网,大小额采购通食;3)透明度高,采购全
程公平、公开、公正,没有人为随意的操作,供应商心服口服;4)利用系统
的自身机制,能防止采购机构寻租,便于社会公开监督。
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第二章 系统开发可行性研究
2.1 企业概况
联想集团成立于 1984 年,由中科院计算所投资 20 万元人民币、11 名科
技人员创办,到今天已经发展成为一家在信息产业内多元化发展的大型企业集
团。2002 财年营业额达到 202 亿港币,目前拥有员工 12000 余人,于 1994
年在香港上市(股份编号 992),是香港恒生指数成份股。 2002 年内,联想
电脑的市场份额达 27.3%(数据来源:IDC),从 1996 年以来连续 7 年位
居国内市场销量第一,至 2003 年 3 月底,联想集团已连续 12 个季度获得亚
太市场(除日本外)第一(数据来源:IDC); 2002 年第二季度,联想台式
电脑销量首次进入全球前五,其中消费电脑世界排名第三。
联想的总部设在美国罗利,在全球 66 个国家拥有分支机构,在 166 个国
家开展业务,在全球拥有超过 25000 名员工,年营业额达 146 亿美元,并建
立了以中国北京、日本东京和美国罗利三大研发基地为支点的全球研发架构。
在过去的十几年里,联想集团一贯秉承"让用户用得更好"的理念,始终致力于
为中国用户提供最新最好的科技产品,推动中国信息产业的发展。面向未来,
作为 IT 技术与服务的提供者,联想将以全面客户导向为原则,满足家庭、个人、
中小企业、大行业大企业四类客户的需求,为其提供针对性的信息产品和服务。
在技术竞争日益激烈的今天,联想集团不断加大对研发技术的投入和研发
体系的建立。目前,已成立了以联想研究院为龙头的二级研发体系。2002 年 8
月 27 日,由联想自主研发的每秒运算速度达 1.027 万亿次的联想深腾 1800
计算机,通过了包括 6 位院士在内的专家组鉴定;2003 年,联想中标 863 计
划国家网格主结点,成功研制出每秒运算速度超过四万亿次的"深腾 6800"超
级计算机,并由科技部作为国家 863 计划的重大专项成果对外进行发布。在
2003 年 11 月 16 日公布的全球超级计算机 500 强(TOP500)排行榜中,"深腾
6800"运算速度位居全球 14 位,这也是迄今为止中国超级计算机在这一排名
中取得的最好成绩。2002 年 12 月,首届 Legend World(联想技术创新大会)
在北京隆重举行,联想正式对外推出"关联应用战略",并以此作为公司的技术
愿景和布局,为新世纪联想的发展和腾飞奠定了基础。2003 年 7 月 31 日联想
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科技巡展 2003(Lenovo Tech Show)在"东方明珠"上海成功启航。巡展历
经全国三十余个重点城市,将 Lenovo 的科技之风、创新之风传遍神州,在全
国大地掀起一次关注科技、互通共享的科技风潮。
2002 财年(2002 年 4 月 1 日至 2003 年 3 月 31 日)内,联想集团共申请国
家专利 572 件,其中发明专利占到 50%以上,被国家知识产权局授予全国企
业技术创新和拥有知识产权最多的企业,并初步形成具有自主知识产权的核心
技术体系。2002 年 9 月,联想凭借先进的质量经营意识和卓越的质量管理水
平,荣获"全国质量管理奖",是六家获奖单位中唯一的 IT 企业。立志于科技创
新和服务转型的联想在质量管理领域同样走在了全国企业的前列。
2003 年 4 月,联想集团在北京正式对外宣布启用集团新标识" ",以" "代
替原有的英文标识"Legend",并在全球范围内注册。在国内,联想将保持使
用"英文+中文"的标识;在海外则单独使用英文标识。
联想在北京、上海和广东惠阳各建有一个现代化的生产基地,生产台式电
脑、服务器、笔记本电脑、打印机、掌上电脑、主机板等产品,年生产能力达
到 500 万台(电脑);同时在厦门设有大规模的手机生产基地。
在 2002 年 9 月《财富》杂志公布的中国上市企业百强中,联想集团位列
第六;2003 年底,作为"中国最有价值品牌"之一,"联想"品牌位列第四,品牌
价值达到 268.05 亿人民币;2003 年 1 月,在《亚洲货币》第十一届"Best-
Managed Companies"(最佳管理公司)的评选中,联想获得"最佳管理公
司"、"最佳投资者关系"、"最佳财务管理"等全部评选的第一名。
2004 年 3 月 26 日,联想集团作为第一家中国企业与国际奥委会签署合作
协议成为国际奥委会全球合作伙伴。联想集团将在未来四年内( 2005-
2008)为 2006 年都灵冬季奥运会和 2008 年北京奥运会以及世界 200 多个
国家和地区的奥委会及奥运代表团独家提供台式电脑、笔记本、服务器、打印
机等计算技术设备以及资金和技术上的支持。
面向新世纪,联想将自身的使命概括为四为,即,为客户:提供信息技术、
工具和服务,使人们的生活和工作更加简便、高效、丰富多彩;为员工:创造
发展空间,提升员工价值,提高工作生活质量;为股东:回报股东长远利益;
为社会:服务社会文明进步。
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未来的联想将是"高科技的联想、服务的联想、国际化的联想"。
2.2 组织结构
目前,对上游供应商的开发与管理、研发信息的交互、招投标采购等工作
主要是由企业的物资部来负责的。其组织结构图如下所示:
图 2-1 采购部门组织结构图
其中各科室的工作职责主要有:
1.技术室:新供应商开发、负责物资采购招标投标管理、供方考核评价、与供
方信息协同、物资文档管理及供方赔偿管理。
2.配套室:分解销售定单、物资配套管理、根据技术协议与技术更改通知书审
核采购定单
3.供应室:采购原材料、辅助材料
4.计划室:采购合同管理、制作采购定单、维护 MRPII 数据、零库存物品管理
2.3 现行系统问题
由于缺乏对企业上游供应商进行有效管理和沟通的信息管理系统的支持,
MRPII 进一步优化和管理能力的进一步提升受到了影响,并成为企业快速发展
的瓶颈。这具体表现为:
(1)企业每年对生产所需的物资材料进行 1~2 次招标采购,涉及物资
3000 余种,供应商 2000 余家,原有的物资招标工作,包括招标书的制定、
发放,投标书的回收、评标、开标以及合同的签订都由手工完成,致使难以获
得完整的物资招标数据、供应商信息无法及时更新、招标过程管理混乱、工作
量大,远远不能满足现代化管理的需要。
(2)每年的采购物资达几十亿,每次采购都通过电话、传真来通知供应
商,常有遗漏现象。同时,无法得知采购订单在供方处的执行情况,快到装机
时才发现货没有及时送到,影响了生产进度。
(3)而在企业实际运作的各个环节,如采购、库存管理、质量检测、生
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产、销售、售后服务、研发等方面都会对供应商供应的物资有客观而真实的评
价,这些都应该融入对供应商的评价之中。而目前对供应商的考核还仅停留在
价格和质量方面,没有对供应商进行全面的评价。
(4)随着产量的增加,越来越多的零件需要外协、外购,新供方的开发
工作以及备用供应商的储备面临着新的挑战。
(5)随着市场竞争的加剧,与供应商的联系更加密切,协同工作量增加,
反应速度要求更快,共同解决问题能力要求更强。
2.4 系统可行性分析
(1)系统开发的必要性
随着社会的发展,行业竞争的日趋激烈,如何提高工作效率、降低管理成
本、提高服务水平和企业的竞争能力,是每一个企业管理者最为关注的问题。
越来越多的管理者认为实行计算机科学化管理是解决这一问题的关键。
物流运输企业由于行业特点,传统操作过程复杂,文件繁多,竞争日趋激
烈。越来越多的信息问题涌现出来,例如:一方面,要不断开发客户市场,对
客户的基本资料,货物分布情况、联系人的喜好及联系方式有较为全面的了解,
另一方面,要作好财务的收付工作,确保运费能按时的收付,欠款一目了然,
及时催缴。以往查阅厚厚的文件资料的做法,显然是不可取的。必须采取更有
效的解决办法。同时收集处理信息的速度、信息的准确性、安全性,还影响到
公司整体的管理水平和决策层对整体业务的控制和协调。采用计算机软件管理
信息是解决上述问题的一个行之有效的办法。
物流管理软件,就是根据物流运输企业业务流程,将企业业务的各类数据联系
起来,组成一个有机的系统,使得业务、财务、市场等方面的信息得以方便、
快捷地传递,并经过综合处理生成各种报表送交给各个职能部门及决策层。应
用物流管理软件系统不仅可以节省大量的人力,减少工作中的失误,对客户的
询问可以迅速的从电脑中查询信息答复客户,而且可以帮助决策者及时调整公
司经营策略,提高公司在同行业中的知名度,增强公司的竞争力。
(2)技术可行性分析
开发环境:
调研发现联想公司内部使用的计算机平台都是基于 Windows 环境的。为了降
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incker052
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