档案管理软件建设方案.pdf

档案管理软件建设方案 本文档介绍了档案管理软件建设方案的总体构想，旨在解决公司现有的档案管理问题，提高办公效率和工作质量。该方案分为四个部分：建设背景、建设目标、建设原则和功能需求。 一、建设背景 公司现有的档案管理形式为有纸化办公，存在档案存、借记录不全，记录格式没有统一的标准，查找档案速度慢，档案交接容易出错等问题。随着公司业务的不断扩展，原有的档案管理形式已不能满足办公的需求。因此，需要重新建设一套技术先进的档案管理系统，增强协作，以更大发挥信息技术的优势，进一步提高办公效率。 二、建设目标 1. 档案员重新整理资料的同时，原有资料全部按照新的分类录入系统。 2. 新入档文件资料录入系统。 3. 借出文档资料记录录入系统。 4. 归还文档资料记录录入系统。 5. 档案多种方式（按档案编号、名称、资料日期、存档日期等）查询。 6. 借出记录多种方式（按借档部门、借档人、接档日期等）查询。 7. 还档记录多种方式（按还档部门、还档人、还档日期等）查询。 8. 借档到期提醒，对借出的档案到还档日期未能归还的记录进行提示。 9. 档案资料、借出、归还记录导出、统计功能。 三、建设原则 1. 零成本性：公司现有网络结构、服务器、客户端计算机均能满足档案管理系统的开发、运营要求。 2. 先进性：采用微软主流的开发平台和数据库开发，及能够保证软件在多系统平台上运行又能够保证日后加入新功能的要求。 3. 实用性：采用浏览器形式操作界面，系统界面一目了然，符合目前计算机操作习惯，操作人员简单易懂，短时间内可以上手。 4. 安全性：服务器有双重备份功能，即使在硬盘损坏的情况下也能完整的保存数据。系统采用密码和验证码结合的方式登录，操作过程中采用界面过期保护功能，当档案员离开计算机又没有能及时关闭系统的情况下在一定的时间内系统自动关闭，确保其他人不能操作系统。 5. 可维护性：系统从服务器到数据库均采用微软的产品，一般的网络维护人员都能很熟练地维护系统，不用对系统维护人员进行单独的培训。 四、功能需求 1. 档案录入功能：按照序号、名称、档案类型、数量、单位、档案日期、存档日期、存档部门、存档人、备注录入。 2. 借档功能：首先查找到所需要的档案，填写借档部门、借档人、接档日期借档时间后，打印机打印出档案借阅审批单，领导签批后，档案借出。 3. 还档功能：还挡时填写还挡部门、还档人、还档日期，确认档案的完好性后归还档案。 4. 综合查询功能：可以按照档案编号、名称、档案日期、存档日期、存档部门、存档人查询。 5. 借档查询功能：可以按照借档部门、借档人、借档日期、借档名称、借档编号查询。 6. 还档查询功能：可以按照还档部门、还档人、还档日期、还档名称、还档编号查询。 7. 统计功能：可以统计出存档内容和数量，借、还档内容和数量，未换挡内容和数量等。 8. 跟踪档案功能：可以查询出档案的使用情况（是否在档，借出部门、借出人、借出天数，到期后是否归还，借出的用途、归还情况等）。 本方案旨在解决公司现有的档案管理问题，提高办公效率和工作质量，为公司的业务发展提供强有力的支持。