秘书学网上形成性系统标准答案任务.pdf

《秘书学网上形成性系统标准答案任务》的内容涵盖了秘书学中的关键知识点，主要涉及办公室日常事务管理、办公室原则、信息采集设备以及办公自动化的发展。以下是这些知识点的详细说明： 1. **办公室日常事务管理**：这包括邮件管理、值班管理、电话管理等，但不包括业务管理。业务管理通常是指公司内部的业务流程或项目管理，而非日常的行政工作。 - **邮件管理**：确保邮件的收发有序，包括签收、拆封、登记、分类、传递和归档。 - **值班管理**：值班人员需保持警惕，处理突发情况，提供服务并准确传达信息。 - **电话管理**：接听、转接电话，记录重要信息，礼貌应对各种来电。 2. **处理打错电话的方式**：当接到打错的电话时，较为妥当的做法是询问对方找的人是谁，如果能帮忙则提供帮助，或建议对方核对号码后再拨打。 3. **办公室的办事原则**：办公室工作应遵循服务原则、高效原则和保密原则，而不是分散原则。分散原则可能指资源或工作的分散，这与办公室集中、协作的工作性质不符。 4. **信息采集设备**：在办公领域中，计算机、扫描仪、数码相机是常见的信息采集设备，而打印机主要用于输出信息，不是采集。 5. **办公自动化的发展**：我国的办公自动化始于20世纪80年代，经历了初期的技术引进、中期的系统集成和后期的网络化、智能化三个阶段。 6. **办公室环境**：包括人文环境和自然环境。人文环境指的是员工间的关系，自然环境涉及办公空间的物理条件，如布局、光线、温度等。一个良好的办公室环境应该是方便、安全、整洁舒适的，而过于豪华的装修可能并不符合实用和效率的要求。 7. **办公自动化与现代办公设备**：办公自动化是利用技术手段提升办公效率，包括计算机、通信和自动控制等设备的应用。现代办公设备是实现办公自动化的基础，如电脑、打印机、扫描仪和数码相机等。 8. **值班工作**：值班人员需要具备准确性、严谨性、及时性和热情，确保信息畅通和服务质量。 9. **邮件处理**：邮件的接收过程包括签收、拆封、登记和分类，这是保证信息流转有序的关键步骤。 10. **办公室布局**：传统办公室多采用封闭式布局，强调私密性和独立工作空间，而现代办公室更多采用开放式布局，促进交流和团队合作。 案例分析题中，秘书小张面临的问题展示了如何在尊重领导权威的同时，有效提醒领导注意时间安排。正确的做法是选择能够既传达信息又不直接冲突的沟通方式，如选项C：“老总，王总已到。王总已经等得有些不耐烦了，我怎么答复人家？”这样既提示了老总当前的紧急情况，又避免了直接指责，体现出秘书的机智和专业。 通过这些题目，我们可以看出秘书学的学习不仅涉及到理论知识，还包含实际操作和人际交往的技巧，这些都是秘书在工作中不可或缺的能力。