wps原始数据划片引用输入.docx

在WPS表格中，有时我们需要从大量的原始数据中选择特定信息进行输入，特别是在涉及多个选项时，例如在案例中提到的从两个小组的人员名单中选取代表。传统的有效性引用方式可能会遇到限制，但通过巧妙利用“名称管理器”，我们可以解决这个问题。 遇到的问题是WPS表格不允许直接引用两个不连续的数据列作为下拉列表的来源。当尝试将两个小组的人员名单（分布在两列）设为序列来源时，系统会提示“列表源必须是划定分界后的数据列表，或是对单一行或一列的引用”。这意味着我们不能直接选择两个非连续的区域。 解决这个问题的方法是使用“名称管理器”创建自定义名称。以其中一个数据列为例，我们定义一个名称（如“xz”），然后将其引用位置设定为该列的数据范围。在“公式”菜单下选择“名称管理器”，输入名称，然后通过鼠标框选选定需要引用的数据列（例如第2列），这样我们就为第2列的人名定义了一个名为“xz”的名称，其引用位置会自动变为“=Sheet1!$B$2:$B$7”。 接下来，我们设置数据有效性。选择需要输入的列，点击“数据”选项卡下的“有效性”按钮，然后在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入刚定义的名称“=xz”。这使得我们可以从第2组数据中选择人员进行输入。 要将第1组的人名也包含进来，我们需要扩展定义名称的引用范围。再次打开“名称管理器”，找到之前定义的“xz”名称，删除原有的引用字符串，然后框选两个小组的所有人员名单，点击“确定”。此时，“xz”引用的位置已更新，包含了两个小组的数据。 完成这些步骤后，下拉列表就会显示两个小组的所有人员，可以方便地从中选择输入。值得注意的是，Excel 2021中这个功能对应于“数据验证”，而不是“数据有效性”，所以在使用Excel时需要注意查找正确的选项。 这个技巧不仅适用于上述情况，还可以应用于其他需要从多个不连续区域中选取数据的场景，提高了工作效率，简化了操作流程。熟练掌握“名称管理器”的使用，能够帮助我们在处理复杂的数据引用问题时更加得心应手。