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企业数字档案馆(室)建设指南.docx
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企业数字档案馆(室)建设指南
企业数字档案馆(室)建设指南
说明
为加强对企业数字档案馆(室)建设工作的指导,规范企业数字
档案馆(室)建设工作,国家档案局组织编制了本指南。
本指南适用于各企业开展数字档案馆(室)建设工作。
除非特别说明,本指南所用术语均引自《电子档案管理基本术语》
(DA/T 58-2014)。
本指南由国家档案局提出并归口。
本指南起草单位:国家档案局经济科技档案业务指导司
本指南主要起草人:付华、王雁宾、姜延溪、蔡盈芳、张晶晶、
熊伟、孙晓光、周喜、皮楠、环红
目录
1 概念与基本特征 (1)
1.1 概念 (1)
1.2 基本特征 (1)
2 建设目标与原则 (2)
2.1 建设目标 (2)
2.2 建设原则 (2)
3 基础设施建设 (3)
3.1 机房建设 (3)
3.2 网络设施 (4)
3.3 硬件设备 (4)
3.4 基础软件 (4)
3.5 其他设施 (4)
4 电子档案管理系统建设 (4)
4.1 收集功能 (5)
4.2 整理功能 (6)
4.3 保存功能 (7)
4.4 统计功能 (9)
4.5 利用功能 (9)
4.6 系统管理功能 (10)
4.7 传统载体档案辅助管理功能 (12)
4.8 其他可选功能 (13)
1
5 数字档案资源建设 (13)
5.1 传统载体档案数字化 (13)
5.2 电子文件归档 (14)
5.3 专题数据库建设 (15)
6 制度规范建设 (15)
6.1 制度建设 (15)
6.2 标准规范建设 (15)
7 安全保密体系建设 (17)
8 经费与人才保障 (17)
8.1 经费保障 (17)
8.2 人才保障 (18)
9 建设步骤 (18)
9.1 项目规划 (18)
9.1.1 成立项目工作组织 (18)
9.1.2 制定项目方案 (18)
9.2 项目立项 (19)
9.3 项目实施 (19)
9.4 项目验收 (25)
9.5 项目运维 (25)
2
企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录,是企业有形
资产的凭证和无形资产的组成要素。企业档案工作是企业基础性工作,
在保障企业生产、经营和管理活动持续开展、资产保值增值和记录企
业历史等方面具有重要地位和作用。
随着信息技术的深入发展和广泛应用,建设数字档案馆(室)已
成为企业档案工作提质增效与创新发展的必由之路。建设符合国家、
社会和企业信息化发展要求的企业数字档案馆(室),有利于整合企
业信息资源,增强档案信息管理与服务能力,提高企业管理水平。
1 概念与基本特征
1.1 概念
本指南所称的企业数字档案馆(室),是指企业运用现代信息技
术固化档案工作业务流程,对本企业或与其具有资产隶属关系企业的
电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存,并通过网络提供档
案信息服务和共享利用的集成管理系统平台。
1.2 基本特征
与企业传统档案馆(室)相比,企业数字档案馆(室)具有以下
特征:
1)档案资源数字化
通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统
载体档案进行数字化加工,以数字形式存储各种档案信息。
1
2)档案管理信息化
企业数字档案馆(室)将档案管理业务流程固化在电子档案管理
系统中,实现数字档案资源的自动化管理,档案的收、管、存、用通
过信息技术手段来实现。
3)档案服务知识化
企业数字档案馆(室)利用知识管理、大数据等理念和技术,创
新档案利用方式和方法,对档案信息进行深层次加工和知识化组织,
以档案利用需求为导向,有针对性地主动为企业提供全方位、多层次
的个性化档案信息和决策支持服务。
2 建设目标与原则
2.1 建设目标
通过企业数字档案馆(室)的建设,实现企业档案工作提质增效
与创新发展,全面提升档案管理、开发共享服务能力,促进企业提高
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