电脑化管理企业的优势.pdf
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【电脑化管理企业的优势】 电脑化管理,尤其是办公室自动化,对企业带来了显著的效率提升和成本优化。办公室自动化(Office Automation,简称OA)是指利用计算机技术和设备来改进和自动化办公室内的日常事务工作,以提高办公效率和减少人力成本。这一概念自计算机科学兴起后逐渐普及,不仅限于文字处理,还涵盖了数据处理、数据录入、电子邮件、传真和声音处理等多个方面。 1. **字处理**:字处理是办公室自动化的核心,通过计算机进行文本输入、存储、编辑和输出,极大地提高了文档处理的速度和质量。IBM公司在60年代中期推出的字处理概念,随着小型计算机的发展,字处理软件也变得更加普及和功能强大。经理和秘书可以通过字处理设备快速创建和修改文档,节省了大量的时间和精力。 2. **数据处理**:数据处理系统帮助组织管理和分析大量数据,如事务调度、日程安排、人力资源管理等。这些系统自动化了传统上由人工完成的繁琐工作,提升了决策的准确性和效率。 3. **数据录入**:数据录入业务,虽然通常与数据处理系统结合,但在办公室自动化中也有其重要地位。计算机化的数据录入减少了错误率,提高了信息的准确性。 4. **电子邮件**:电子邮件系统使得内部甚至外部通信变得即时和便捷,降低了通信成本,加速了信息流转。 5. **传真**:传真技术允许快速传输纸质文档的电子图像,增强了远程协作的能力。 6. **声音处理**:包括电话会议和语音信息转换,为远程交流提供了新的方式,提高了会议效率和信息传递速度。 办公室自动化不仅提高了工作效率,也改善了工作环境。例如,秘书通过字处理设备可以轻松处理修改文档,而经理可以直接在视频显示器上审阅和修改,避免了反复的口头沟通。此外,投资办公室自动化系统的回报期通常很短,往往在两年内就能看到明显的经济效益。 然而,办公室自动化并非没有挑战。它可能带来过度销售、低价销售和误解的问题,需要企业管理层明智地评估和实施。同时,随着信息技术的不断发展,办公室自动化系统也需要持续更新和升级,以适应不断变化的业务需求。 总的来说,电脑化管理通过办公室自动化实现了办公业务的现代化,提升了工作效率,减少了人力成本,强化了信息处理能力,成为现代企业不可或缺的一部分。在未来,随着人工智能和云计算等先进技术的融入,办公室自动化将进一步提升企业的竞争力。
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