这些档案和资料对于 XXX 的日常业务管理和领导决策存在很高的利用价值。当前
如果要查询某些所需资料，则只能到库房众多的历史资料中去查找，给工作带来
极大的不便，大大降低了工作的效率和原始文件的信息情报价值，而且不利于
XXX 内部信息的广泛利用。如何将大量的原始文件数字化，如何管理和索引海
量的电子档案、建立电子档案库，并随时将大量的新的档案资料及时转换成电子
档案，成为目前 XXX 档案业务管理上急需解决的问题。由于纸质文件保存时间
短，易腐烂、变质，且管理上耗费大量的人力、物力和财力。在信息查询和信息
共享方面存在很大问题。如果继续对档案不加以整理，这必将影响 XXX 的决策和
管理工作。因此档案管理的现代化、信息化已经成为必然趋势。
二、总体方案
系统设计的总体目标：
运用当今先进的计算机及网络通讯技术，通过网络系统实现信息资源的数字
化管理，为 XXX 提供先进的历史资料整理、信息收集、加工和处理的高技术手
段，建立新一代信息资源管理平台，消息传递及业务管理平台，实现信息管理工
作的系统化、规范化。同时为各职能处室提供现代化的信息处理与办公手段。提
高工作效率与管理水平，确保业务管理的先进性，通过先进的业务管理为各级领
导的经营决策提供及时准确的信息服务，辅助单位管理科学化、现代化，提高经
济效益和社会效益。
业务分析：
现状
XXX 现已建成办公自动化系统，文件的生成、传阅、办理等都采用办公
自动化系统流转。流转过程中题目与原文同时流转，流转结束后题目与原文存
储在统一的数据库中，这样为文件归档提供了基础的原始数据，为档案管理的
数字化提供了坚实的基础。
文件在年底立卷时，实物档案由各业务处室分别立卷。然后，集中到档案
室，由档案室对案卷统一进行调整，编制案卷号。案卷整理、编制完成后进行
入库保存。
档案在入库保存后，各处室需要对档案进行查找、利用时需到档案进行借
阅或借出。档案人员根据目录本到库房，在大量的档案中找出相应档案，才能
