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【精编资料】-24-公司办公设备管理制度yw_行政管理体系.doc
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公司办公设备管理制度
公司办公设备管理制度
目录
第一章 总则...............................................2
第二章 部门职责...........................................2
第三章 办公设备采购流程...................................3
第四章 办公设备使用、保养及监督...........................3
第五章 办公设备维修管理...................................4
第六章 办公设备分类管理-计算机硬件使用管理................5
第七章 办公设备分类管理-计算机软件的使用管理..............8
第八章 办公设备分类管理-计算机网络管理....................9
第九章 办公设备分类管理-电话使用管理.....................10
第十章 办公设备分类管理-打印机、复印机使用管理...........11
第十一章 办公设备分类管理-传真机、扫描仪、碎纸机使用管理.11
第十二章 办公设备使用归属变更管理........................12
第十三章 附则............................................12
公司办公设备管理制度
第一章 总则
一、 为保证公司办公设备正常运转,提高办公设备的工作效率和使
用效率,特制定本制度。
二、 适用范围:本制度所指办公设备主要包括电话、传真、计算机
硬件(笔记本、主机、显示器)、计算机软件、计算机网络、打印机、复
印机、照相机、摄像机、扫描仪、碎纸机、投影仪等。
第二章 部门职责
一、 各部门指定专人(部门办公设备管理员,简称部门管理员)负
责办公设备管理,负责各自部门办公设备的日常管理:台账记录、设备
申购、维护保养、办公设备使用人或归属部门变更转移的申请、自查与
盘查等各项工作。部门管理员需在每年的 3 月、6 月、9 月与 11 月底前
完成对部门设备的自查,台账的更新,并报备办公室;财务部与各部门
在每年 7 月、12 月协助办公室开展半年度公司办公设备盘查工作。各设
备使用部门负责提出设备使用需求,明确说明设备的用途、性能、技术
要求、设备选型等事项;负责办公设备的日常保养、报修、等工作。
二、 办公室指定专人(公司办公设备管理员,简称公司管理员)负
责对需采购的办公设备进行登记、调配;负责办公设备采购回来后的验
收、入库、保存,提高办公设备的工作效率和资料收集保存、临时保管、
配发、维修保养;负责人员离职调动前所使用的办公设备的回收、登记、
保管和调拨;负责公司人员邮箱的开通和删除,门禁卡新办及退还登记
(如果门禁卡丢失,直接从工资中扣除 20 元)。同时,办公室在每年 7
月与 12 月对公司的办公设备进行全面盘查,更新台账。
公司办公设备管理制度
三、 采购部根据审批情况进行采购。在购买时应咨询供应商有关维
护情况,并转交办公室进行维护。
第三章 办公设备采购流程
一、 各部门根据需要提出办公设备购买申请,填写《请购单》,经
部门管理员、部门经理、部门主管领导及采购部经理、财务总监审批后,
交采购部。
二、 采购部对审批后的《请购单》所购办公设备与公司办公设备库
存进行核实,如所购办公设备已有库存,采购部可根据库存设备情况进
行调拨,并通知办公室配发;如所购办公设备无库存,则实施采购。
三、 采购部根据审批后的《请购单》内容,调研情况并购买。大型
办公设备(或 10 万元以上设备)应以招标形式购买。
四、 设备采购到货后,办公室统一进行验收、编号、入库并更新台
账,收集操作手册、产品合格证、保修单等设备资料并建档保存;通知
设备申请部门办理设备领取事宜。
第四章 办公设备使用、保养及监督
一、 使用设备前应详细阅读操作手册,严格按照操作规范操作使用,
各部门管理员负责监督检查。
二、 公司各类办公设备的保养,由使用部门管理员组织使用人员参
照规范进行实施。
三、 办公室对办公设备运行、保养情况进行监督检查,对设备的维
公司办公设备管理制度
修、更换零件要进行登记备案并组织实施。
四、 办公设备要定期进行养护,以免老化影响使用。各部门管理员
或使用人员应对办公设备的使用进行不定期的检查,如需保养由各部门
管理员定期统一集中本部门需保养设备,与公司管理员预约保养时间,
由办公室统一给每个部门每月集中保养一次。(见附表《办公设备维护记
录表》)
五、 公用办公设备指定专人操作,其他人员使用必须经设备所在部
门负责人或使用人同意。
六、 办公设备的使用人员要保证设备在安全环境下运行,如果因使
用人员的过失造成丢失或损坏,要追究责任,择情进行赔偿。管理员对
违规使用办公设备人员有提出处罚的权力。
第五章 办公设备维修管理
一、 计算机、打印机、传真机、复印机、扫描仪等设备出现故障,
首先联系办公室处理,如果办公室不能解决,应由公司管理员找设备厂
商或供应商进行检测。
二、 设备发生故障无法自行修理的,设备使用人应填写《办公设备
检修单》(见附表),经部门经理、主管领导审批后交办公室,办公室负
责维修事宜。未填写《办公设备检修单》或未按检修单要求填写相关内
容的,一律不予修理。《办公设备检修单》最后交付财务部备案,办公室
留存复印件。
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